ईमेल, कैलेंडर और संपर्कों पर नज़र रखने में बहुत अधिक मूल्यवान कार्य समय लग सकता है। हालाँकि, आउटलुक में आपके काम को गति देने वाली कोई भी चीज़ नाटकीय रूप से आपकी उत्पादकता को बढ़ा सकती है। ये 10 युक्तियाँ आपको अपने संदेशों और कैलेंडर को तेज़ी से समझने में मदद करेंगी, और समग्र रूप से अधिक प्रभावी ढंग से काम करेंगी।
यह हेलेन ब्रैडली (@helenbradley) द्वारा लिखित हमारी बहन साइट PCWorld.com का एक शिथिल अनुवादित लेख है। लेखक की राय जरूरी नहीं कि ComputerTotaal.nl के अनुरूप हो, और उल्लिखित नियमों और सेटिंग्स के डच सॉफ़्टवेयर में अलग-अलग नाम हो सकते हैं।
1. अपना इनबॉक्स अपने तरीके से देखें
जब आप पहली बार अपना इनबॉक्स खोलते हैं, तो आपको एक डिफ़ॉल्ट दृश्य दिखाई देगा। लेकिन जरूरी नहीं कि यह वैसा ही दिखे। रिबन टूलबार पर व्यू टैब पर क्लिक करें और चेंज व्यू चुनें। आप कई सेटिंग्स में से चुन सकते हैं, जिसमें केवल सबसे हाल के ईमेल प्रदर्शित करना शामिल है।
व्यू टैब में, आप संदेश पूर्वावलोकन भी चुन सकते हैं और उन्हें अक्षम कर सकते हैं। या हेडर के नीचे संदेश टेक्स्ट की पंक्तियों की संख्या दिखाने के लिए 1 , 2 , या 3 चुनें। आप इसे प्रति फ़ोल्डर या सभी फ़ोल्डरों के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
किसी दृश्य को अनुकूलित करने के लिए सेटिंग्स देखें पर क्लिक करें, जैसे कॉलम जोड़ना या क्रम को पुनर्व्यवस्थित करना। व्यवस्था विकल्प आपको तिथि, विषय, आदि के अनुसार ईमेल को सॉर्ट करने की अनुमति देते हैं। लेआउट विकल्प आपको फ़ोल्डर फलक और पठन फलक को अनुकूलित करने की अनुमति देते हैं।
यदि सब कुछ आपकी पसंद के अनुसार है, तो दृश्य बदलें > वर्तमान दृश्य को नए दृश्य के रूप में सहेजें पर क्लिक करें। नए दृश्य के लिए एक नाम दर्ज करें और इंगित करें कि इसका उपयोग किन फ़ोल्डरों के लिए और किसके द्वारा किया जा सकता है। अब आप दृश्य बदलें पर क्लिक करके और फिर अपने सहेजे गए दृश्य का चयन करके इस दृश्य पर वापस आ सकते हैं।
2. एक ईमेल को "पढ़ें" के रूप में फिर से परिभाषित करें
आउटलुक में, अपठित ईमेल में पहले से पढ़े गए संदेशों की तुलना में एक अलग रंग होता है। हालाँकि, जब आप मुश्किल से देखते हैं तो एक ईमेल को बहुत आसानी से पढ़ा हुआ के रूप में चिह्नित किया जाता है, इसलिए हो सकता है कि आप किसी महत्वपूर्ण चीज़ की अनदेखी कर रहे हों।
इससे बचने के लिए, फ़ाइल > विकल्प > मेल चुनें और रीडिंग पेन बटन पर क्लिक करें। "पठन फलक में देखे जाने पर आइटम को पढ़े गए के रूप में चिह्नित करें" के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें। Outlook द्वारा पढ़े गए के रूप में चिह्नित करने से पहले चुनें कि संदेश कितनी देर तक पठन फलक में होना चाहिए।
3. पोस्ट प्रदर्शित करने के लिए अपने स्वयं के नियम लिखें
आउटलुक 2013 में पढ़े गए संदेशों को इंगित करने का एक नया तरीका है। आपके इनबॉक्स में संदेश के बाईं ओर एक नीली पट्टी है, और शीर्षलेख भी नीला है। हालाँकि, आप रंग और फ़ॉन्ट दोनों को बदल सकते हैं। आप अपने खुद के नियम भी लिख सकते हैं और अपने ईमेल को अपनी पसंद के रंगों से रंग सकते हैं।
आप ई-मेल को किसने भेजा है, या विषय पंक्ति में शब्दों के आधार पर दृश्य> सेटिंग्स देखें> सशर्त स्वरूपण के आधार पर रंग कर सकते हैं। आप जोड़ें पर क्लिक करके एक नया नियम भी जोड़ सकते हैं। एक नया नाम टाइप करें और ईमेल हेडर के लिए फ़ॉन्ट और रंग चुनने के लिए फ़ॉन्ट पर क्लिक करें। अंत में, संबंधित नियम बनाने के लिए कंडीशन बटन पर क्लिक करें।
4. टू-डू बार को पुनर्स्थापित करें
आउटलुक 2013 में, टू-डू बार डिफ़ॉल्ट रूप से अक्षम है, लेकिन आप इसे आसानी से वापस पा सकते हैं। व्यू टैब पर क्लिक करें, टू-डू बार चुनें, और चुनें कि बार पर कौन से आइटम दिखाई देने चाहिए। वे आपके द्वारा चुने गए क्रम में दिखाई देते हैं।
हालांकि, टू-डू बार अब आउटलुक के पिछले संस्करणों की तरह काम नहीं करता है। यह कितना भी चौड़ा हो, आप केवल एक कैलेंडर माह देख सकते हैं। और अगर आज आपके पास अपॉइंटमेंट नहीं हैं लेकिन आप कल करते हैं, तो आप उन्हें आज नहीं देख सकते।
5. अपने सोशल मीडिया अकाउंट्स से जुड़ें
जब आप Outlook को अपने सोशल मीडिया खातों से लिंक करते हैं, तो लोग मॉड्यूल आपके संपर्कों और उनकी गतिविधियों के बारे में डेटा प्रदर्शित कर सकता है। ऐसा करने के लिए, फ़ाइल > जानकारी > खाता सेटिंग > सामाजिक नेटवर्क खाते पर जाएँ। एक सेवा का चयन करें, संबंधित खाता जानकारी दर्ज करें, और आउटलुक को अपने खाते तक पहुंचने की अनुमति दें।
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