बेशक आपने देखा होगा कि जीमेल में संदेशों को लेबल असाइन करने की क्षमता होती है। दूसरी ओर, आप फ़ोल्डर नहीं बना सकते। सौभाग्य से, आप लेबल को फ़ोल्डर के रूप में बहुत आसानी से कार्य कर सकते हैं!
लेबल बनाएं
आप ईमेल को मैन्युअल रूप से लेबल कर सकते हैं, लेकिन आप ईमेल को स्वचालित रूप से वर्गीकृत करने के लिए फ़िल्टर के साथ संयोजन में लेबल का भी उपयोग कर सकते हैं। इससे पहले कि आप इसे व्यवस्थित करना शुरू करें, उन लेबलों को बनाना बुद्धिमानी है, जैसे आप पहले अपने मेल प्रोग्राम में फ़ोल्डर्स बनाएंगे।
आप जीमेल के शीर्ष पर सेटिंग आइकन (गियर की तरह दिखता है) और फिर सेटिंग्स पर क्लिक करके ऐसा करते हैं। खुलने वाले पेज पर, लेबल टैब पर क्लिक करें। आपको सबसे पहले जीमेल से ही लेबल की एक श्रृंखला दिखाई देगी और उसके नीचे आपको सीधे नीचे नया लेबल बनाएं बटन के साथ एक लेबल शीर्षक दिखाई देगा। जब आप इसे क्लिक करते हैं, तो आप एक लेबल बना सकते हैं जिसे आप संदेशों में जोड़ सकते हैं। यह हो सकता है, उदाहरण के लिए: 2011 से मेल या सबाइन से मेल (यह मानते हुए कि आप किसी को सबाइन कहते हैं ...)
जितने चाहें उतने लेबल बनाएं। आप प्लेस लेबल को नीचे चेक करके और फिर एक मुख्य लेबल का चयन करके उप-लेबल (यानी लेबल के भीतर लेबल) भी बना सकते हैं। इस तरह आप एक विस्तृत फ़ोल्डर संरचना बना सकते हैं।
लेबल जीमेल सेटिंग्स के भीतर बनाए जाते हैं।
लेबल असाइन करें
आप आसानी से मैन्युअल रूप से लेबल असाइन कर सकते हैं। जब आपको कोई ईमेल प्राप्त होता है जो एक निश्चित लेबल के अंतर्गत आता है, तो ईमेल का चयन करें (इसे जांचें या इसे खोलें) और फिर स्क्रीन के शीर्ष पर लेबल वाले आइकन पर क्लिक करें (बटन के बगल में) अधिक).
विस्तृत होने वाले मेनू में वांछित लेबल के सामने एक चेकमार्क लगाकर, आप इस संदेश को यह लेबल असाइन करते हैं। इस तरह आप निश्चित रूप से एक ही समय में बहुत सारे संदेशों को भी संसाधित कर सकते हैं। अब जब आप जीमेल के बाएँ फलक में देखते हैं, तो आप देखेंगे कि आपके द्वारा बनाए गए लेबलों की सूची ऐसे दिखाई देगी जैसे वे फ़ोल्डर थे।
एक लेबल असाइन करना बहुत सरल है।
फिल्टर के माध्यम से लेबल
बेशक मैन्युअल रूप से लेबल असाइन करने में कुछ भी गलत नहीं है, लेकिन आप फ़िल्टर बनाकर इसे बहुत आसानी से स्वचालित रूप से भी कर सकते हैं। ऐसा करने का सबसे तेज़ और आसान तरीका खोज बॉक्स में कुछ टाइप करना है।
मान लीजिए, पिछले उदाहरण की तरह, हम सबाइन नाम के किसी व्यक्ति के ईमेल की तलाश कर रहे हैं। खोज फ़ील्ड के आगे नीचे तीर पर क्लिक करें और उस व्यक्ति का ई-मेल पता दर्ज करें जिसका ई-मेल आप लेबल करना चाहते हैं (ईमेल आपको पहले ही प्राप्त हो चुका है और भविष्य में ई-मेल)। यदि आप अब खोज बटन (आवर्धक कांच) पर क्लिक करते हैं, तो इन मानदंडों को पूरा करने वाले ई-मेल की खोज की जाएगी। इसके बजाय, हालांकि, क्लिक करें इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएं. दिखाई देने वाली विंडो में अब आप इंगित कर सकते हैं कि आपके द्वारा अभी दर्ज किए गए मानदंडों को पूरा करने वाले सभी मेलों को एक लेबल असाइन किया जाना चाहिए (लेबल चुनें पर उस लेबल का चयन करें)।
अब जब आप फ़िल्टर बनाएँ पर क्लिक करते हैं, तो फ़िल्टर बन जाता है और आपके द्वारा निर्दिष्ट मानदंडों को पूरा करने वाले मेल स्वचालित रूप से लेबल हो जाते हैं, जिससे ऐसा लगता है कि वे किनारे पर एक 'फ़ोल्डर' में दिखाई देते हैं।
लेकिन जब आप इसे स्वचालित रूप से कर सकते हैं तो इसे मैन्युअल रूप से क्यों करें?
