इस तरह आप डिजिटल अकाउंटिंग करते हैं

रिकॉर्ड रखना वह है जो बुककीपर के अपवाद के साथ ज्यादातर लोग सोचना पसंद नहीं करते हैं, और निश्चित रूप से करना पसंद नहीं करते हैं। उन चालानों, रसीदों आदि से निपटना आसान होना चाहिए, है ना? सौभाग्य से, डिजिटल अकाउंटिंग में स्विच करके भी यह संभव है।

इस लेख के लेखक सहित कई लोगों के लिए, डिजिटल प्रशासन पर स्विच करना काफी बाधा है। फिर भी, हम पूरी तरह से अनुशंसा करते हैं कि आप इसे करें। यह जटिल नहीं है और यह आपको बाद में अविश्वसनीय समय बचाता है। हम आपके रास्ते में आपकी मदद करेंगे, और हम आपको तुरंत पहला सुझाव देंगे: एक नए वित्तीय वर्ष की शुरुआत में स्विच करें, जो साल के आधे रास्ते की तुलना में बहुत आसान है।

लेखांकन बनाम प्रशासन

लेखांकन और प्रशासन शब्द अक्सर एक दूसरे के स्थान पर उपयोग किए जाते हैं। सुविधाजनक नहीं है, क्योंकि वे दो पूरी तरह से अलग चीजें हैं। प्रशासन आपके चालान, रसीदें, दूसरे शब्दों में, इनकमिंग और आउटगोइंग आइटम रख रहा है। लेखांकन कर अधिकारियों के लिए लेखांकन का सुधार, विनियमों को लागू करना आदि है। यह लेख आपके प्रशासन को डिजिटाइज़ करने के बारे में है। हम मुनीम नहीं हैं, इसलिए हम मामले के मूल पक्ष में आपकी मदद नहीं कर सकते, लेकिन हम तकनीक के साथ कर सकते हैं। हम कभी-कभी कुछ वास्तविक समझाते हैं, लेकिन यदि आप वास्तव में लेखांकन और प्रशासन के बारे में कुछ भी नहीं समझते हैं, तो इसे किसी और के साथ मिलकर करना अधिक सुविधाजनक है।

01 लेखाकार

हम लेखांकन बनाम प्रशासन के संदर्भ में इस पर संक्षेप में बात करेंगे: हम बहीखाता नहीं हैं। डिजिटल प्रशासन को कॉन्फ़िगर करते समय, महत्वपूर्ण चीजें भरनी होती हैं, जैसे कि आपका प्रारंभिक संतुलन। ये ऐसे प्रश्न हैं जिनके लिए हमने केवल अपने एकाउंटेंट से परामर्श किया। यदि आप सामान्य खाता बही खातों, अनंतिम प्रविष्टियों, उत्परिवर्तन आदि के बारे में सब कुछ जानते हैं, तो आप शायद यह सब अपने आप में भर सकते हैं। यदि नहीं, तो एकाउंटेंट से परामर्श करना एक अच्छा विचार हो सकता है। आपको अपनी संपूर्ण बहीखाता पद्धति को तुरंत स्थानांतरित करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन उन्हें यह जांचने के लिए कहना सबसे अच्छा है कि क्या आपने अपने लेखांकन पैकेज को कॉन्फ़िगर करने के बाद चीजों को सही तरीके से सेट किया है। वैसे, हम हमेशा सभी को एक एकाउंटेंट को काम पर रखने की सलाह देते हैं, तथ्य यह है कि वे खुद को वापस कमाते हैं, यह कोई मिथक नहीं है। बिजनेस ग्रोइंग साइट पर आपको एक अच्छा एकाउंटेंट खोजने के लिए एक आसान गाइड मिलेगा।

02 अकाउंटिंग पैकेज चुनें

एक लेखा पैकेज चुनना एक महत्वपूर्ण कदम है। हालांकि, आपको इसके साथ नियमित रूप से काम करना होगा, इसलिए ऐसा पैकेज चुनना महत्वपूर्ण है जो आपको अच्छी तरह से सूट करे। हमने उनमें से बहुत से परीक्षण किए हैं और हमारी राय में वास्तव में दो अच्छे उम्मीदवार हैं: सटीक ऑनलाइन और e-Boekhoudt.nl। सटीक ऑनलाइन सबसे व्यापक पैकेज है, लेकिन यह बहुत अधिक जटिल और अधिक महंगा भी है। e-Boekhoudt.nl थोड़ा अधिक अनुकूल है, आपको वह सब कुछ प्रदान करता है जिसकी आपको आवश्यकता है और यह बहुत सस्ता है। इसके अलावा, सेवा को एकीकृत करना आसान है, उदाहरण के लिए, आपका ऑनलाइन स्टोर (हालांकि यह इस लेख में वर्णन करने के लिए बहुत व्यापक है। इन कारणों से हमने इस बुनियादी पाठ्यक्रम के लिए ई-बोएक कीपिंग.एनएल को एक उदाहरण के रूप में चुना है। हालांकि, सिद्धांत हर जगह समान है, इसलिए बेझिझक अपना पैकेज चुनें।

03 डिजिटल रसीदें

बेशक, डिजिटल अकाउंटिंग का मतलब यह भी है कि आपको अपनी सभी रसीदों को डिजिटाइज़ करना होगा। इस पाठ्यक्रम में हमारे द्वारा उपयोग किए जाने वाले पैकेज में एक ऐप शामिल है जो रसीदों को स्कैन करता है, लेकिन यदि आप किसी अन्य पैकेज का उपयोग करते हैं जिसमें यह नहीं है, तो हम टर्बोस्कैन (Google Play स्टोर और ऐप्पल ऐप स्टोर दोनों में पाया जा सकता है) की सलाह देते हैं। इस ऐप से आप अपनी रसीदों को आसानी से स्कैन कर सकते हैं, जिसके बाद उन्हें क्लाउड में स्टोर किया जा सकता है। छोटी सी युक्ति: रसीद प्राप्त होने पर तुरंत स्कैन करना स्वयं को सिखाएं। यह स्टोर में थोड़ा पागल लग सकता है, लेकिन यह सुनिश्चित करता है कि आप वास्तव में फिर कभी रसीद नहीं खोते हैं। इसके अलावा, अपने प्रशासन के साथ बने रहना आसान हो जाता है, क्योंकि अब आपको तिमाही के अंत में अपनी सभी प्राप्तियों को स्कैन नहीं करना पड़ेगा। ऐप की कीमत 7 यूरो है, लेकिन यह इसके लायक है।

04 रजिस्टर

अधिकांश अकाउंटिंग पैकेज आपको एक निःशुल्क परीक्षण अवधि प्रदान करते हैं, इसलिए आप पैकेज को शांति से आज़माकर देख सकते हैं कि क्या यह आपके लिए सही है। इसलिए हम अनुशंसा करते हैं कि आप इसका उपयोग करें। हम e-Boekhoudt.nl को चुनते हैं क्योंकि हमें लगता है कि यह वह पैकेज है जो अधिकांश लोगों के लिए उपयुक्त है, और क्योंकि हमें इंटरफ़ेस पसंद है, लेकिन बेझिझक ऑनलाइन अकाउंटिंग पैकेज खोजें और कुछ प्रयास करें। हमारे उदाहरण में आप www.e-boekhoudt.nl पर जाते हैं जहां पर आप क्लिक करते हैं कठिन परीक्षा लेना क्लिक। फिर एक खाता बनाएं जैसा कि आप किसी अन्य साइट के साथ करेंगे। आप 14 दिनों के लिए साइट को आजमा सकते हैं, उसके बाद आपको मूल सदस्यता के लिए 7.95 प्रति माह और बिलिंग मॉड्यूल के लिए 5.95 प्रति माह (जिसकी हम दृढ़ता से अनुशंसा करते हैं) खर्च होंगे।

05 सहायता वीडियो

e-Boekhoudt.nl के पैकेज को पसंद करने के कारणों में से एक यह है कि साइट वीडियो से भरी हुई है जो आपको अपने प्रशासन को डिजिटल रूप से कॉन्फ़िगर करने में मदद करती है। हम यह भी जानते हैं कि यह आमतौर पर कैसे चलता है: आप शुरू करना चाहते हैं और पहले सभी प्रकार के वीडियो देखने का मन नहीं करता है। हालाँकि, ध्यान रखें कि यह आपके प्रशासन के बारे में है, कुछ ऐसा जिसे आप अच्छी तरह से व्यवस्थित करना चाहते हैं क्योंकि यह आपके कई घंटों के काम को बचाएगा। बेशक हम बताते हैं कि मूल बातें कैसे काम करती हैं, लेकिन वीडियो मामले की गहराई तक जाते हैं और इसलिए बहुत शिक्षाप्रद होते हैं। साइट पर लॉग इन करें और ऊपर दाईं ओर क्लिक करें सहायता. एक नई विंडो खुलेगी जिसमें आप पर क्लिक करें वीडियो प्रशिक्षण. वहां आपको वे सभी वीडियो मिलेंगे जिनकी आपको बेहतर ढंग से समझने की जरूरत है कि साइट कैसे काम करती है।

06 ओपनिंग बैलेंस

हम तुरंत सबसे कठिन भाग से शुरू करते हैं: प्रारंभिक संतुलन, जिसे के माध्यम से पाया जा सकता है प्रबंधन / प्रारंभिक शेष राशि. यह मूल रूप से आपकी कंपनी बनाने वाले सभी वित्तीय पहलुओं का सारांश है: आय, व्यय, प्राप्य, ... ) और आप उससे इस जानकारी का अनुरोध कर सकते हैं। किसी भी मामले में, यह आवश्यक है कि बाएँ और दाएँ कॉलम (यानी संपत्ति और देनदारियाँ) का योग बराबर हो। लेकिन इससे पहले कि आप इसे पूरा कर सकें, आपको पहले अपना सामान्य खाता बही सेट करना होगा।

07 सामान्य खाता बही सेट करें

खाता बही जैसे शब्द से भयभीत न हों। आप अपने प्रशासन को दराज के साथ एक बड़ी अलमारी के रूप में सबसे अच्छी तरह से सोच सकते हैं। प्रत्येक दराज आपके व्यवसाय के एक हिस्से का प्रतिनिधित्व करता है, जैसे कि आपका बैंक खाता (भुगतान विधि), किसी चीज़ की सदस्यता (लाभ और हानि), आपकी सूची (बैलेंस शीट) और इसी तरह। ड्रॉअर शब्द सबसे अधिक संभावना आपको तनाव नहीं देगा, और एक सामान्य खाता बही बिल्कुल समान है। इसलिए आपके ऑनलाइन प्रशासन के लिए यह महत्वपूर्ण है कि आप अपनी कंपनी के सभी तत्वों का मानचित्रण करें। पर क्लिक करें प्रबंध और फिर सामान्य खाता बही. आपको यहां बहुत सारे 'ड्रॉअर' दिखाई देंगे, जिनमें से अधिकांश का आप कभी उपयोग नहीं करेंगे। देखें कि क्या आप अपनी कंपनी की सभी लागतों और लाभों को इनमें से किसी एक दराज में संग्रहीत कर सकते हैं। यदि नहीं, तो स्वयं एक नया दराज, या सामान्य खाता बही बनाएँ।

08 संबंध बनाना

आपके प्रशासन के लिए निश्चित रूप से यह जानना महत्वपूर्ण है कि आपने किससे धन प्राप्त किया है और आपने किसे धन दिया है। इसलिए रिश्ते बनाना जरूरी है। आप शीर्ष पर क्लिक करके ऐसा करते हैं रिश्तों और फिर जोड़ें बाएँ फलक में। यह काफी सरल है, यह केवल संबंधित ग्राहक या ग्राहक के सभी संपर्क विवरणों से संबंधित है।

09 उत्पाद बनाएं

मान लीजिए कि अब हम आपसे एक चालान बनाने के लिए कहते हैं, तो आप शायद केवल वही भरते हैं जो आपने किया है और इसकी लागत कितनी है। वही डिजिटल अकाउंटिंग के लिए जाता है, सिवाय इसके कि अकाउंटिंग पैकेज जानना चाहता है कि किसी विशेष उत्पाद या सेवा को कैसे डेबिट किया जाना चाहिए। आप उसके लिए उत्पाद बनाते हैं। पर क्लिक करें चालान-प्रक्रिया और फिर नीचे उत्पाद और सेवाएं पर जोड़ें. अब आपको सेवा या उत्पाद के लिए एक कोड दर्ज करना होगा (आप इसे स्वयं सोच सकते हैं) और एक विवरण (उदाहरण के लिए: डीवीडी)। फिर एक चुनें इकाई, हमारे मामले में टुकड़ा. यदि आपको जिस इकाई की आवश्यकता है (उदाहरण के लिए शब्द यदि आप लेख लिखते हैं और प्रति शब्द भुगतान प्राप्त करते हैं) अभी तक मौजूद नहीं है, तो आप इसे शीर्षक के तहत बना सकते हैं इकाइयों बांई ओर। यदि लागू हो तो खरीद मूल्य और वैट को छोड़कर बिक्री मूल्य दर्ज करें। वैट दर का चयन करें और वैट सहित बिक्री मूल्य तुरंत दिखाया जाएगा। मधुमक्खी कॉन्ट्रा खाता चुनें कि यह उत्पाद किस 'दराज' से संबंधित है। यह बहुत सामान्य (टर्नओवर समूह 1), या बहुत विशिष्ट (डीवीडी) हो सकता है। हालाँकि आपने पहले DVD के लिए एक लेज़र खाता बनाया होगा। आसान बात अब यह है: वैट स्वचालित रूप से भुगतान किए जाने वाले 'दराज' वैट में डाल दिया जाता है।

10 चालान भेजें

इसलिए आपके द्वारा बनाए गए उत्पादों का उपयोग चालान-प्रक्रिया के दौरान किया जाता है। शीर्ष पर मेनू पर क्लिक करें चालान-प्रक्रिया और फिर जोड़ें. एक संबंध चुनें और प्रासंगिक जानकारी भरें। तब दबायें उत्पाद/सेवा जोड़ें. अब जब आप शीर्ष फ़ील्ड में क्लिक करते हैं, तो आप अपने द्वारा कॉन्फ़िगर किए गए उत्पादों में से एक जोड़ सकते हैं। आप तुरंत देख सकते हैं कि यह क्यों उपयोगी है, सभी प्रासंगिक जानकारी तुरंत दर्ज की जाती है (लेकिन कीमत में अंतर होने पर भी बदला जा सकता है, उदाहरण के लिए)। इस तरह आप प्रत्येक उत्पाद या सेवा के लिए एक पंक्ति जोड़ते हैं। जब आपका काम हो जाए, तो इनवॉइस को सेव करें और भेजें। e-Boekhoudt.nl इसके लिए सभी प्रकार के टेम्पलेट प्रदान करता है।

11 बुकिंग बिल/रसीद

आमदनी के साथ-साथ आपके खर्चे भी हैं। आप साइट पर टैब पर क्लिक करके इसे बुक करें लेखांकन और फिर चालान. मधुमक्खी बुकिंग का प्रकार क्या आप चुनते हैं? चालान प्राप्त करें. एक संबंध चुनें और चालान की जानकारी भरें (सही अनुबंध खाते सहित)। पर क्लिक करें फ़ाइलें जोड़ना यदि आप चालान अपलोड करना चाहते हैं। रसीदों के लिए संबंधों का उपयोग करना सुविधाजनक नहीं है, आखिरकार, कभी-कभी आप किताबों की दुकान पर कुछ खरीदते हैं, जो तुरंत संबंध नहीं होता है। इसके अलावा, रसीदों में चालान संख्या नहीं होती है। उस स्थिति में, क्लिक करें विवरण/प्राप्तियां बाएँ फलक में। बुकिंग का प्रकार चुनें पैसे खर्च करो और साथ लेखा इंगित करें कि आपने यह किस खाते से किया है। अब आप यह भी देखें: यदि आपके पास एकाधिक बैंक खाते हैं, तो उनके लिए एकाधिक खाता बही बनाना भी उपयोगी है। पर क्लिक करें सहेजें रसीद को संसाधित करने के लिए। जब आप e-Boekhoudt.nl ऐप डाउनलोड करते हैं, तो आप सीधे अपने स्मार्टफोन से रसीदों को स्कैन और अपलोड भी कर सकते हैं।

12 आयात लेनदेन

आपने अपने डिजिटल प्रशासन में अपने भेजे और प्राप्त चालान दर्ज किए हैं, अब उन्हें अपने बैंक खाते में वास्तविक लेनदेन से जोड़ना महत्वपूर्ण है। इसका कारण आपका बैलेंस है, जो जैसा कि नाम से पता चलता है, बैलेंस में होना चाहिए। भेजे गए प्रत्येक दस यूरो बिल के लिए, दस यूरो का भुगतान होना चाहिए, और आपके द्वारा खर्च किए जाने वाले प्रत्येक पांच यूरो के लिए, पांच यूरो नकद रजिस्टर रसीद होनी चाहिए। इसलिए आप उन चीजों को एक दूसरे के खिलाफ बुक करने जा रहे हैं। सबसे आसान तरीका है अपने बैंक विवरण को अपने बैंक की साइट से निर्यात करना (प्रत्येक बैंक प्रक्रिया की व्याख्या करता है) और फिर . पर क्लिक करें आयात शीर्षक के अंतर्गत प्रवेश करना (टैब लेखांकन) फ़ाइल अपलोड करें, उपयुक्त बैंक खाता चुनें और फिर क्लिक करें आगे. जब फ़ाइल संसाधित हो गई है, तो क्लिक करें अनप्रोसेस्ड स्टेटमेंट लाइन्स पर जाएं. वहां आप अपने बैंक खाते में वे सभी लेन-देन देख सकते हैं जो अभी तक लिंक नहीं हैं, उदाहरण के लिए, चालान। प्रत्येक उत्परिवर्तन के लिए अब आप ठीक-ठीक बता सकते हैं कि कौन सा टुकड़ा किसका है। उदाहरण के लिए, प्रत्येक व्यय और सभी आय के साथ एक चालान और/या रसीद होती है।

लिंक

सिद्धांत रूप में आप अपने अकाउंटिंग पैकेज में सब कुछ मैन्युअल रूप से कर सकते हैं, लेकिन प्रबंधन शीर्षक के तहत आपके पास सभी प्रकार के लिंक बनाने का विकल्प भी है। उदाहरण के लिए, आप पहले अपने एकाउंटेंट के साथ एक लिंक बना सकते हैं, ताकि वह आपके प्रशासन तक पहुंच सके और आपकी टैक्स रिटर्न फाइल कर सके, लेकिन आप अपने बैंक के साथ एक लिंक भी बना सकते हैं, ताकि आपको अपने लेनदेन को मैन्युअल रूप से आयात और निर्यात न करना पड़े। हर बार। यहां आपको अपने वेबशॉप का लिंक भी मिलेगा, ताकि आप अपने डिजिटल अकाउंटिंग में ऑर्डर के इनवॉइस को स्वचालित रूप से दर्ज कर सकें। यह सब इतना मुश्किल नहीं है, और समर्थन पृष्ठ पर आपको इसकी विस्तृत व्याख्या मिलेगी कि यह सब कैसे काम करता है। इसलिए हम अनुशंसा करते हैं कि आप इसे पूरी तरह से एक्सप्लोर करें।