आप शायद उन्हें अपने मेलबॉक्स में दिखाई देते हैं या आपका नियोक्ता भी एक का उपयोग करता है, ई-मेल संदेशों में एक हस्ताक्षर। यह न केवल साफ-सुथरा दिखता है, एक स्वचालित हस्ताक्षर के साथ एक ई-मेल को ठीक से बंद किए बिना और आपके संपर्क विवरण भेजे बिना कभी नहीं भेजा जाता है। आउटलुक 2010 के साथ, एक पेशेवर हस्ताक्षर आसानी से सेट किया जा सकता है।
एक हस्ताक्षर डिजाइन करें
अपना खुद का हस्ताक्षर डिजाइन करने का सबसे आसान तरीका माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस वर्ड का उपयोग करना है। Word खोलें और वांछित संदेश टाइप करें। यह अक्सर एक समापन वाक्य से शुरू होता है जैसे: ईमानदारी से, एक नाम और संपर्क विवरण के बाद। के माध्यम से एक वांछित छवि जोड़ें डालने/ छवि और संभवतः इसे और टैब का चयन करके छवि को एक अच्छा प्रभाव दें ख़ाका खुल जाना। यदि आवश्यक हो, तो पाठ के फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट आकार को समायोजित करें। ईमेल में एक अच्छा जोड़ आपके सोशल मीडिया, जैसे फेसबुक, ट्विटर, लिंक्डइन या यूट्यूब के संदर्भ में छवियां हैं। इनमें से कई आइकन इंटरनेट पर पाए जा सकते हैं। एक छवि के रूप में आइकन जोड़ें, उस पर राइट क्लिक करें और चुनें हाइपरलिंक. वेबसाइट का URL दर्ज करें और क्लिक करें ठीक है. यूआरएल को इमेज के साथ टेक्स्ट में रखना भी उपयोगी है, ताकि इमेज फिल्टर करने वाले प्राप्तकर्ताओं को भी आपके यूआरएल के बारे में सूचित किया जा सके।
Word आपके ईमेल के लिए एक सुंदर हस्ताक्षर डिज़ाइन करना आसान बनाता है।
एक हस्ताक्षर सेट करें
जैसा कि आप पहली छवि में देख सकते हैं, जरूरी नहीं कि एक हस्ताक्षर आपके ईमेल के नीचे होना चाहिए। हम अधिक से अधिक देखते हैं कि ईमेल के शीर्ष का भी उपयोग किया जाता है, उदाहरण के लिए, कंपनी का लोगो या स्लोगन। एक बार जब आप हस्ताक्षर को प्रारूपित और सेट अप कर लेते हैं, तो इसे कॉपी किया जा सकता है। कुंजी संयोजन Ctrl+A का उपयोग करके सभी पाठ और छवियों का चयन करें और उसके बाद कुंजी संयोजन Ctrl+C (प्रतिलिपि) का उपयोग करें। Outlook प्रारंभ करें और मेनू में खोलें फ़ाइल / विकल्प / ईमेल, बटन दबाएँ हस्ताक्षर. टैब खोलें ईमेल हस्ताक्षर और बटन पर क्लिक करें नया. हस्ताक्षर के लिए एक नाम चुनें और दबाएं ठीक है. खाली टेक्स्ट फ़ील्ड में राइट क्लिक करें और समूह में चुनें पेस्ट विकल्प इसके सामने स्रोत से पेस्ट विकल्प रखें. आप चाहें तो टेक्स्ट बॉक्स में मामूली बदलाव कर सकते हैं। बटन दबाएँ सहेजें हस्ताक्षर को बचाने के लिए।
चिपकाने के बाद, जांचें कि क्या सभी वांछित भागों को शामिल किया गया है।
संस्थानों
एकाधिक हस्ताक्षर जोड़े जा सकते हैं, जिन्हें आप आसानी से बीच में स्विच कर सकते हैं। आउटलुक खोलें और एक खोलें नई ईमेल. टैब पर जाएं डालने और ग्रुप में क्लिक करें डालने विकल्प पर हस्ताक्षर. क्या आप हमेशा एक हस्ताक्षर खोलना चाहते हैं? फिर आउटलुक खोलें और जाएं फ़ाइल / विकल्प / ईमेल और बटन पर क्लिक करें हस्ताक्षर. टैब पर ईमेल हस्ताक्षर के लिए विकल्प हैं डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर चुनें. यहाँ चुनें जो ईमेल खाता, कौन से हस्ताक्षर का उपयोग किया जाएगा और क्या आप इसे केवल के साथ कर सकते हैं नए संदेश चाहते हैं या साथ भी उत्तर और आगे. दबाएँ ठीक है सेटिंग्स की पुष्टि करने के लिए। दुर्भाग्य से, Microsoft आपके अंतिम हस्ताक्षर का बैकअप लेने की क्षमता प्रदान नहीं करता है। मैन्युअल बैकअप के लिए आप अपने कंप्यूटर पर निम्नलिखित स्थान पर हस्ताक्षर पा सकते हैं (यदि आपका कंप्यूटर क्रैश हो जाता है या नई स्थापना के दौरान हमेशा काम आता है): C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures.
जितने चाहें उतने हस्ताक्षर करें। हस्ताक्षरों के बीच स्विच करना आसान है।