इस तरह आप अपने स्मार्टफोन से स्कैन कर सकते हैं

अधिक से अधिक एजेंसियां ​​कागज रहित होने के लिए प्रतिबद्ध हैं, लेकिन आप डाक में कर अधिकारियों से पत्र प्राप्त करने या किसी स्टोर पर रसीद प्राप्त करने से पूरी तरह से बच नहीं सकते हैं। क्या आप इस सारी कागजी कार्रवाई को खुद डिजिटाइज करना चाहते हैं? फिर आप यह कर सकते हैं: आपको बस एक कैमरा और सही सॉफ्टवेयर वाला स्मार्टफोन चाहिए। हम बताते हैं कि आप अपने स्मार्टफोन से कैसे स्कैन कर सकते हैं।

टिप 01: मोबाइल पर काम करें

इससे पहले कि हम आपको इस बारे में जानकारी दें कि आप किन ऐप्स का उपयोग कर सकते हैं, आइए पहले आपको आपके तरीके के बारे में एक टिप दें। पुराने विश्वसनीय स्कैनर से स्कैन करने की तुलना में मोबाइल स्कैनिंग बहुत आसान है, लेकिन जब आप सभी रसीदों को सहेजते हैं, तब भी यह बहुत काम का होता है जब आपके डेस्क पर रसीदों का पहाड़ होता है। वे रसीदें शायद तब तक आधी हो चुकी होंगी और इससे स्कैनिंग आसान नहीं होगी (टिप 6 देखें)। इसलिए हम आपको सलाह देंगे कि आप अपने काम करने के तरीके में बदलाव करें। अपने स्मार्टफोन से स्कैन करने का फायदा यह है कि वह स्मार्टफोन हमेशा आपके पास रहता है। इसका लाभ उठाना उपयोगी है। दूसरे शब्दों में: यदि आप एक रसीद प्राप्त करते हैं, तो जल्दी से एक शांत स्थान खोजें, अपनी रसीद को स्कैन करें (और इसे सीधे क्लाउड पर अपलोड करें, ताकि यदि आप अपना स्मार्टफोन खो देते हैं तो आप अपनी रसीदें खोने का जोखिम नहीं उठाते हैं)। इसकी आदत पड़ने में कुछ समय लगता है, लेकिन एक बार जब यह आपकी दिनचर्या का हिस्सा बन जाता है, तो यह आपके जीवन को बहुत आसान और अधिक व्यवस्थित बना देता है।

टिप 02: एक बादल चुनें

मोबाइल स्कैनिंग से चीजें काफी साफ हो जाती हैं... आखिरकार, बहुत सारी जगहें हैं जहाँ आप अपनी फ़ाइलें रख सकते हैं। बेशक आपके स्मार्टफोन पर ही, लेकिन हम इसके खिलाफ दृढ़ता से सलाह देते हैं: यदि आप अपना स्मार्टफोन खो देते हैं या चोरी हो जाते हैं, तो आप अपना डेटा खो देंगे। अपने पीसी या मैक के साथ सिंक करना भी निश्चित रूप से संभव है, लेकिन यह थोड़ा बोझिल है क्योंकि क्लाउड पर अपलोड करना बहुत तेज (और कभी-कभी स्वचालित) होता है। यदि आप एक बादल चुनते हैं, तो वास्तव में एक बादल चुनें। एक रसीद ड्रॉपबॉक्स पर और दूसरी रसीद Google ड्राइव पर अपलोड न करें। एक विकल्प बनाएं, और उस ऐप का उपयोग करें जो फिट बैठता है। अधिकांश क्लाउड सेवाओं में स्कैनिंग क्षमता के साथ अपना स्वयं का ऐप होता है। हम इन ऐप्स पर चर्चा करते हैं और हम ऐसे ऐप पर चर्चा करते हैं जो क्लाउड सेवा के हाथ में नहीं है।

आपके स्कैन के लिए एक आसान ऑनलाइन फोटो सेवा Google फ़ोटो है। आप इसे मुफ्त में उपयोग कर सकते हैं और यह आपके टैबलेट और स्मार्टफोन (एंड्रॉइड और ऐप्पल) दोनों पर काम करता है। इसके अलावा, Google फ़ोटो में आप एल्बम का उपयोग आसानी से कर सकते हैं, उदाहरण के लिए अपनी रसीदों (या अन्य स्कैन) को वर्गीकृत करने के लिए, या उन्हें अपनी नियमित फ़ोटो से अलग करने के लिए। आप हमारी साइट पर Google फ़ोटो के बारे में सब कुछ पढ़ सकते हैं।

क्लाउड सेवाएं सभी आकारों और आकारों में आती हैं, और आप स्वयं को Google फ़ोटो पर किसी अन्य सेवा को प्राथमिकता देते हुए पा सकते हैं। उनमें से प्रत्येक के अपने फायदे और विचित्रताएं हैं। उदाहरण के लिए, कई प्रतिस्पर्धियों के विपरीत, ड्रॉपबॉक्स किसी विशेष ऑपरेटिंग सिस्टम से बंधा नहीं है। यह अलग है, उदाहरण के लिए, iCloud (Apple पारिस्थितिकी तंत्र में एकीकृत), Google ड्राइव या Microsoft का OneDrive।

और फिर अनगिनत छोटी, थोड़ी कम प्रसिद्ध सेवाएं हैं। उदाहरण के लिए, बॉक्स, जो व्यवसायों पर अधिक ध्यान केंद्रित करता है। या स्पाइडरऑक, जिसकी गोपनीयता सबसे महत्वपूर्ण उपलब्धि है। मेगा एक प्रसिद्ध इंटरनेट उद्यमी किम डॉटकॉम की एक सेवा है। और स्टैक एक डच क्लाउड है जो आपको एक टेराबाइट से कम मुक्त संग्रहण स्थान प्रदान करता है। इतना विकल्प बहुत है।

वस्तुतः हर क्लाउड ऐप में स्कैन क्षमता भी होती है

टिप 03: ड्रॉपबॉक्स से स्कैन करें

ड्रॉपबॉक्स पिछले साल से एंड्रॉइड और आईओएस दोनों के लिए ड्रॉपबॉक्स ऐप के साथ दस्तावेजों को स्कैन करने में सक्षम है। इसके बारे में आसान बात यह है कि दस्तावेज़ आपके स्मार्टफ़ोन पर सहेजे नहीं जाते हैं, लेकिन सीधे ड्रॉपबॉक्स पर अपलोड किए जाते हैं और संभवतः आपके कंप्यूटर पर ड्रॉपबॉक्स ऐप के साथ तुरंत सिंक्रनाइज़ हो जाते हैं। किसी दस्तावेज़ को स्कैन करने के लिए, ड्रॉपबॉक्स ऐप प्रारंभ करें, नीचे प्लस चिह्न दबाएं और फिर दस्तावेज़ स्कैन करें चुनें। कैमरा अब तुरंत चालू हो जाएगा, जिसके बाद आप इसे स्कैन किए जाने वाले दस्तावेज़ पर इंगित कर सकते हैं। एक नीला फ्रेम दिखाता है कि किस सतह को स्कैन किया जाएगा। अच्छी बात यह है कि आपको कैमरा सीधे उसके ऊपर रखने की जरूरत नहीं है; ऐप तस्वीर को ही सही करता है। नीचे बाईं ओर प्लस चिह्न को दबाने से आप एक पृष्ठ जोड़ सकते हैं, और स्लाइडर्स को दबाने से आप रंग, काले और सफेद जैसी चीजों को नियंत्रित कर सकते हैं, और इसी तरह। छवि को ऊपर दाईं ओर आइकन के साथ घुमाएं। संतुष्ट? फिर दबायें अगला, तय करें कि यह एक पीडीएफ या पीएनजी फ़ाइल होगी, ड्रॉपबॉक्स पर एक भंडारण स्थान चुनें, फिर दबाएं रखना.

युक्ति 04: ... Google डिस्क के साथ

Google ने अपने Google ड्राइव ऐप में स्कैनिंग विकल्प भी बनाया है, लेकिन दुर्भाग्य से यह कार्यक्षमता लेखन के समय केवल Android के लिए मौजूद है। Google ड्राइव में स्कैन फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए, अपने एंड्रॉइड स्मार्टफोन पर ऐप शुरू करें और नीचे दाईं ओर (नीले घेरे में) प्लस चिह्न दबाएं। दिखाई देने वाले मेनू में, दबाएं स्कैन. ड्रॉपबॉक्स ऐप की तरह ही, कैमरा तुरंत लॉन्च हो जाता है और आप इसे उस दस्तावेज़ पर इंगित कर सकते हैं जिसे आप स्कैन करना चाहते हैं। ड्रॉपबॉक्स के विपरीत, कोई फ्रेम नहीं दिखाया गया है, लेकिन विचार समान है और तिरछी छवियों को यहां भी ठीक किया गया है। यदि वह फ्रेम पूरी तरह से सही ढंग से सेट नहीं है, तो आप शीर्ष पर वर्ग के साथ आइकन दबाकर इसे ठीक कर सकते हैं। साथ ही इस ऐप में आप नीचे बाईं ओर प्लस चिह्न दबाकर पेज जोड़ सकते हैं। शीर्ष पर पेंट पैलेट आइकन आपको यह चुनने देता है कि यह रंग होना चाहिए या काला और सफेद, और शीर्ष दाईं ओर तीन बिंदु आपको पृष्ठ को पूरी तरह से घुमाने, नाम देने या हटाने की अनुमति देते हैं। जब आप संतुष्ट हों, तो नीचे दाईं ओर स्थित चेक मार्क दबाएं और आपकी छवि स्वचालित रूप से Google ड्राइव पर अपलोड हो जाएगी।

टिप 05: ... टर्बोस्कैन के साथ

टर्बोस्कैन प्रो ऐप की कीमत 5.49 यूरो (या एंड्रॉइड के लिए 3.50 यूरो) है, जहां ड्रॉपबॉक्स और गूगल ड्राइव के ऐप मुफ्त हैं। लेकिन यह ऐप अधिक लचीला है और हमारे पास इसके लिए कुछ न कुछ है। TurboScan Pro (iOS या Android के लिए) के साथ स्कैन करने के लिए, ऐप शुरू करें और नीचे बाईं ओर कैमरा आइकन दबाएं (अच्छी तरह से, आप नीचे दाईं ओर आइकन का उपयोग करके मौजूदा फ़ोटो भी लोड कर सकते हैं)। जैसे ही आप फोटो शूट करते हैं, TurboScan फ्रेम को प्लेस कर देता है, जिसे आप मौके पर ही एडजस्ट कर सकते हैं। दबाएँ किया हुआ जैसे ही फ्रेम सही होता है (ज्यादातर मामलों में, यह स्वचालित रूप से सही होता है)। नीचे दाईं ओर आप संकेत कर सकते हैं कि आप रसीद को काले और सफेद या रंग में सहेजना चाहते हैं (काला और सफेद कम जगह लेता है), और आप नीचे के वर्गों के साथ रंग योजना को समायोजित कर सकते हैं। फिर दबायें अगला. नीचे दाईं ओर आइकन (प्लस चिह्न) के साथ आप स्कैन में एक पृष्ठ जोड़ सकते हैं, ब्रश के आइकन के साथ आप नाम बदल सकते हैं, स्वचालित रूप से एक तिथि जोड़ सकते हैं और इंगित कर सकते हैं कि स्कैन को किस प्रारूप में सहेजा जाना चाहिए। बटन के साथ साझा करने के लिए सबसे नीचे बाईं ओर, स्कैन को सेव करें या इसे क्लाउड पर अपलोड करें।

क्या आपकी रसीदें झुर्रीदार हैं? स्कैन करने से पहले, उन्हें कांच की प्लेट के नीचे रखें

टिप 06: झुर्रियाँ

हम अनुशंसा करते हैं कि जब आप रसीदें प्राप्त करते हैं तो आप उन्हें तुरंत स्कैन करें, जैसा कि आप टिप 1 में पढ़ सकते हैं। यदि यह संभव नहीं है या आप कुछ भी नहीं करना चाहते हैं, तो संभावना है कि आप झुर्रियों वाली रसीदों के साथ समाप्त हो जाएंगे। इससे स्कैनिंग काफी कठिन हो जाती है, लेकिन असंभव नहीं। बेशक आप रसीदों/दस्तावेजों को फोल्ड और रोल बैक कर सकते हैं, लेकिन इसमें बहुत समय लगता है और इसलिए मोबाइल स्कैनिंग की उपयोगिता को खोजना निश्चित रूप से कठिन है। इस समस्या को उस विधि से काफी आसानी से हल किया जा सकता है जो वास्तव में पारंपरिक स्कैनर से बहुत अलग नहीं है: एक ग्लास स्लाइड। एक फोटो फ्रेम से कांच या प्लास्टिक की प्लेट लें और उसे स्कैन करने के लिए रसीद के ऊपर रखें। झुर्रियां अब कोई समस्या नहीं हैं। दिन में कुछ न कुछ करें, क्योंकि दीपों का प्रतिबिम्ब कामों में झंझट फेंक सकता है।

टिप 07: ओसीआर?

सभी ऐप्स का उल्लेख बहुत अच्छी तरह से और कुशलता से काम करता है, लेकिन उनमें एक सामान्य दोष है: वे स्कैन किए गए टेक्स्ट को डिजिटल टेक्स्ट में बदलने में सक्षम नहीं हैं (अर्थात, टेक्स्ट जिसे आप कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं)। सौभाग्य से, ऐसे ऐप्स हैं जो इस तकनीक (ओसीआर) का उपयोग करते हैं, और उनमें से एक ऐप एक प्रसिद्ध सॉफ़्टवेयर निर्माता से है: माइक्रोसॉफ्ट! ऑफिस लेंस मुफ़्त है और Android और iOS दोनों के लिए उपलब्ध है। किसी दस्तावेज़ को स्कैन करने के लिए, ऐप शुरू करें और नीचे इंगित करें कि यह एक दस्तावेज़ है। अपने कैमरे को उस दस्तावेज़/रसीद पर इंगित करें जिसे आप स्कैन करना चाहते हैं और जब सफेद फ्रेम दस्तावेज़ को ठीक से संलग्न करता है तो लाल बटन दबाएं। अब दबाएं +1 स्कैन में अन्य दस्तावेज़ जोड़ने के लिए नीचे बाईं ओर क्लिक करें या क्लिक करें तैयार यदि आप परिणाम से खुश हैं तो ऊपर दाईं ओर। जब आप अब नीचे पीडीएफ दबाते हैं, तो दस्तावेज़ एक संपादन योग्य पीडीएफ के रूप में सहेजा जाता है, दूसरे शब्दों में दस्तावेज़ में सभी टेक्स्ट का चयन और प्रतिलिपि बनाई जा सकती है।

टिप 08: फाइलों को अलग करना

कुछ मामलों में बहुत सारे दस्तावेज़ों को एक दस्तावेज़ के रूप में स्कैन करना उपयोगी होता है, केवल इसलिए कि यह तेज़ है। लेकिन फिर आप एक बड़े पीडीएफ के साथ समाप्त होते हैं, जबकि आप वास्तव में अलग दस्तावेज़ चाहते थे। लेकिन आप दस्तावेज़ों को बहुत आसानी से अलग कर सकते हैं। इसके लिए एक अद्भुत कार्यक्रम Adobe Acrobat DC है, लेकिन यह कार्यक्रम महंगा है और सभी के लिए एक विकल्प नहीं है। सौभाग्य से, मुफ्त विकल्प भी हैं, और आपको कुछ भी स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है। www.splitpdf.com पर जाएं और वह फ़ाइल अपलोड करें जिसे आप विभाजित करना चाहते हैं (आप इसे सीधे ड्रॉपबॉक्स या Google ड्राइव से भी आयात कर सकते हैं)। पर क्लिक करें सभी पेजों को अलग-अलग फाइलों में निकालें या विशेष रूप से निर्दिष्ट करें कि आप किन फ़ाइलों को विभाजित करना चाहते हैं। अब दबाएं विभाजित करना वास्तव में फ़ाइलों को विभाजित करने के लिए। अब एक ज़िप फ़ाइल बनाई जाएगी जिसमें मुख्य दस्तावेज़ के सभी पृष्ठ एक अलग PDF फ़ाइल के रूप में होंगे।

क्या आप कई अलग-अलग दस्तावेज़ों को एक पूरे में मिलाना चाहते हैं? आप इसे ऑनलाइन मुफ्त में कर सकते हैं

टिप 09: … और गठबंधन करें

निश्चित रूप से विपरीत स्थिति भी संभव है: आपने सभी प्रकार की अलग-अलग फाइलों को स्कैन किया है और उन्हें एक पीडीएफ में जोड़ना चाहेंगे। Adobe Acrobat DC ऐसा भी कर सकता है, लेकिन इस मामले में भी एक मुफ्त ऑनलाइन टूल है जो इसे आपके लिए कर सकता है (उसी निर्माताओं से, वैसे)। www.pdfmerge.com पर सर्फ करें और उन फाइलों को अपलोड करें जिन्हें आप एक पीडीएफ में जोड़ना चाहते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से चार फ़ील्ड होते हैं, लेकिन क्लिक करके अधिक फ़ाइलें आप अधिक फ़ील्ड जोड़ सकते हैं। इसके बाद मर्ज पर क्लिक करें! साइट आपके लिए काम करने लगती है, और उसके लगभग तुरंत बाद, संयुक्त पीडीएफ फाइल आपके लिए स्वचालित रूप से डाउनलोड हो जाती है। दोनों साइटों से सॉफ्टवेयर भी उपलब्ध है जो आपके लिए ऑनलाइन काम कर सकता है, लेकिन वह सॉफ्टवेयर मुफ्त नहीं है।

टिप 10: व्यवस्थित करें

इस लेख की शुरुआत में, हमने एक क्लाउड सेवा को चुनने की सिफारिश की थी। कुछ मामलों में यह संभव नहीं होगा (उदाहरण के लिए क्योंकि आप एक साथ प्रशासन का प्रबंधन करते हैं, और एक के पास एक एंड्रॉइड फोन है, और दूसरे के पास एक आईफोन है जिसमें Google ड्राइव ऐप है जो स्कैन का समर्थन नहीं करता है)। ऐसी स्थिति इष्टतम नहीं है, लेकिन फिर भी आईएफटीटीटी के साथ उपाय करना काफी आसान है। IFTTT एक ऐसी वेबसाइट है जो सेवाओं को एक साथ जोड़ सकती है। www.ifttt.com पर जाएं और एक अकाउंट बनाएं। आपको पहिए को फिर से आविष्कार करने की आवश्यकता नहीं है, आप जिस क्रिया की तलाश कर रहे हैं वह पहले से ही दूसरों द्वारा की जा चुकी है। आवर्धक कांच पर क्लिक करें और खोजें सिंक ड्रॉपबॉक्स गूगल ड्राइव (आप निश्चित रूप से यहां कोई भी क्लाउड सेवा दर्ज कर सकते हैं; हम इन दोनों को एक उदाहरण के रूप में लेते हैं)। वांछित विवरण के साथ ऐप चुनें (हमारे मामले में ड्रॉपबॉक्स में जोड़ी गई नई फ़ाइलों को अपने Google ड्राइव में स्वचालित रूप से सिंक करें) ड्रॉपबॉक्स में उस फ़ोल्डर का चयन करें जहां आप रसीदें अपलोड करते हैं और फिर क्लिक करें चालू करो. इस फ़ोल्डर में रखी रसीदें स्वचालित रूप से Google डिस्क से समन्वयित हो जाती हैं। इस तरह आप सब कुछ बड़े करीने से एक साथ रखते हैं।