एक्सेल एक सख्त चाची है। एक ओर, यह रिपोर्ट, सूचियाँ और विश्लेषण बनाने के लिए एक अनिवार्य उपकरण है। दूसरी ओर, आप स्प्रैडशीट से केवल वांछित जानकारी निकाल सकते हैं यदि आप सामान्य एक्सेल भाषा में महारत हासिल करते हैं। ऐसे एक्सेल सूत्र लक्षित जानकारी वापस करने के लिए सभी प्रकार के संबंधों को कक्षों से जोड़ते हैं। यहां 15 विशेषताएं दी गई हैं जो आपका समय बचा सकती हैं।
मैनुअल या फॉर्मूला विज़ार्ड?
हम मानते हैं कि अब तक आपने मुख्य संक्रियाओं को लागू करने के लिए बुनियादी सूत्रों में महारत हासिल कर ली है। विशेषज्ञों के झांसे में आए बिना, हम दिखाते हैं कि उपयोगी सूत्र कैसे काम करते हैं। आप उन्हें मैन्युअल रूप से दर्ज कर सकते हैं, लेकिन आप इसका उपयोग भी कर सकते हैं एफएक्ससूत्र पट्टी में बटन: सूत्र विज़ार्ड। वह चरण दर चरण सूत्र बनाने के लिए आपका हाथ पकड़ेगा।
01 वर्तमान समय
क्या आप ऐसे व्यक्ति हैं जो नियमित रूप से अपने काम को सही ढंग से डेट करना भूल जाते हैं? सूत्र आज समारोह के दौरान स्वचालित रूप से दिन, महीने और वर्ष में भर जाता है अभी यहां तक कि समय को मिनट में भी जोड़ देता है। फिर आप टाइप करें =आज () या =अभी(). ये फ़ंक्शन एक कार्यपत्रक में भी उपयोगी होते हैं जहाँ आप वर्तमान दिन और समय के आधार पर मान की गणना करना चाहते हैं। एक राइट क्लिक और के लिए विकल्प के साथ सेल गुण फिर आप दिनांक और समय के प्रदर्शन को समायोजित कर सकते हैं। सक्रिय कार्यपत्रक में इस समय की जानकारी को अद्यतन करने के लिए, Shift+F9 दबाएं; संपूर्ण कार्यपुस्तिका को अद्यतन करने के लिए F9 का उपयोग करें।
02 भरी हुई कोशिकाओं की गिनती
यदि आपके पास पाठ और संख्या दोनों के साथ कक्षों का एक समूह है और आप जानना चाहते हैं कि चयन में कितनी संख्याएं हैं, तो फ़ंक्शन का उपयोग करें संख्या. तब सूत्र की संरचना इस तरह दिखती है: =COUNT(खोज क्षेत्र). वह क्षेत्र जहां एक्सेल को खोज करना चाहिए, कोष्ठक के बीच दिखाई देता है। यह एक दूसरे के नीचे या बगल की कोशिकाएँ हो सकती हैं, लेकिन यह कोशिकाओं का एक आयताकार चयन भी हो सकता है। यदि चयन में शब्द हैं, तो उनका उपयोग फ़ंक्शन के साथ किया जाता है संख्या गिना नहीं गया। यदि आप केवल उन सभी कक्षों को गिनना चाहते हैं जिनमें कुछ है, तो आप फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं =काउंटा (बिना डॉट)।
03 कितनी बार?
विशिष्ट डेटा को लक्षित तरीके से गिनने के लिए, फ़ंक्शन का उपयोग करें काउंटिफ. मान लीजिए आपने एक शेड्यूल तैयार किया है जिसमें चार लोग दिखाई देते हैं, तो आप = . का उपयोग कर सकते हैंCOUNTIF (खोज क्षेत्र; "हरमन") देखें कि हरमन नाम कितनी बार आता है। आप कोष्ठकों के बीच खोज श्रेणी निर्दिष्ट करते हैं और आप खोज मानदंड को उद्धरणों में रखते हैं।
04 चयनात्मक जोड़
कार्यक्रम योग कोशिकाओं की गणना करने के लिए व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। एक स्मार्ट संस्करण है सुमीफ (). कोष्ठक में, पहले उस क्षेत्र को निर्दिष्ट करें जहां एक्सेल को खोजना चाहिए। खोज श्रेणी सन्निहित कक्षों की एक श्रृंखला होनी चाहिए। अर्धविराम के बाद आप निर्धारित करते हैं कि क्या जोड़ा जाना चाहिए। यह संख्या या संदर्भ हो सकता है। यदि यह एक समीकरण है, तो इसे दोहरे उद्धरण चिह्नों में रखें। उदाहरण के लिए =SUMIF(B20:B40;">50") इस श्रेणी के सभी कक्षों का योग करता है जो 50 से अधिक हैं।
05 शर्त के तहत अतिरिक्त
आप किसी अन्य कॉलम में जानकारी का उपयोग करके अतिरिक्त शर्त बढ़ा सकते हैं। एक उदाहरण इसे स्पष्ट करता है। मान लीजिए कि आपके पास ऐसे नंबर हैं जो तीन शहरों को संदर्भित करते हैं: एम्स्टर्डम, रॉटरडैम और आइंडहोवन। तब आप केवल एम्सटर्डम की संख्या को = . के साथ जोड़ सकते हैंSUMIF (रेंज; "एम्स्टर्डम", अतिरिक्त रेंज). तो इस स्थिति में सूत्र बन जाता है =SUMIF (C48:C54; "एम्स्टर्डम"; B48: B54). सरल भाषा में: जब एम्स्टर्डम शब्द C48 से C54 की सीमा में है, तो Excel को B48 से B54 की श्रेणी में आसन्न सेल से संबंधित मान जोड़ना होगा।
06 मर्ज
समारोह के साथ पाठ एक साथ रखें विभिन्न कोशिकाओं से डेटा मर्ज करें। उदाहरण के लिए पहले नाम वाले सेल और अंतिम नाम जैसे =CONCATENATE(E34;" ";F34). स्पेस के साथ डबल कोट्स यह सुनिश्चित करते हैं कि फर्स्ट नेम और लास्ट नेम के बीच स्पेस हो। उसी तरह टेक्स्ट को करेंसी के साथ मर्ज करना संभव है। उदाहरण के लिए, मुद्रा यूरो जोड़ने के लिए, आपको इसे एक फ़ंक्शन के रूप में टाइप करना होगा जैसे =CONCATENATE(A1;" ";B1;" "यूरो(C1)). यह "सेल्स A1, B1 और C1 को उनके बीच रिक्त स्थान के साथ मर्ज करें और यूरो चिह्न को मर्ज के तीसरे तत्व के सामने रखें" के रूप में पढ़ता है।
07 समाप्त
एक्सेल के पास पूरा करने के लिए कई विकल्प हैं। डिफ़ॉल्ट गोलाई = . जैसा दिखता हैराउंडिंग (संख्या; दशमलव की संख्या). सूत्र =गोलाई(12.5624;1) तो लौटता है 12,6. आखिर आप दशमलव बिंदु के बाद एक नंबर पर राउंड करने के लिए कहते हैं। समारोह के साथ भी ROUND.TO.TO.UP तथा नीचे गोल करने के लिए एक्सेल आपके द्वारा निर्दिष्ट दशमलव स्थानों की संख्या के बराबर होगा। =राउंडअप.यूपी (12.5624;2) तो लौटता है 12,57 और =राउंड डाउन (12.5624;2) का परिणाम 12,56. कार्यक्रम पूर्णांक वास्तव में एक गोलाकार कार्य भी है, लेकिन इसके साथ, एक्सेल निकटतम पूर्ण संख्या में चक्कर लगाता है।
08 अपरकेस - लोअरकेस
यह सुनिश्चित करने के लिए कि कॉलम में सब कुछ बड़े अक्षरों में दिखाई देता है, फ़ंक्शन का उपयोग करें बड़े अक्षर. सूत्र लोअरकेस विपरीत करता है। और यदि आप चाहते हैं कि प्रत्येक शब्द एक बड़े अक्षर से शुरू हो और उसके बाद छोटे अक्षर हों, तो आप फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं प्रारंभिक पत्र. सूत्र =छोटे अक्षर (B4) सेल B4 की सामग्री दिखाता है, लेकिन लोअरकेस में।
09 सशर्त
जब कोई गणना कुछ शर्तों पर निर्भर होती है, तो आप इसका उपयोग करते हैं अगर-समारोह। इस फ़ंक्शन का सिद्धांत है: =IF (शर्त; गणना अगर शर्त पूरी होती है; अन्य मामले). शर्त तैयार करने के लिए, संकेतों का प्रयोग करें: = के बराबर, असमान, > से ज्यादा, < से कम, >= से अधिक या उसके बराबर, <= से कम या बराबर। मान लीजिए कि किसी संगठन में सभी को एक बोनस मिलता है जो 25,000 यूरो या उससे अधिक में बेचा गया है। यदि आप एक बोनस प्राप्त करते हैं, तो "हुर्रे" शब्द अपने आप उसके नाम के आगे दिखाई देगा, यदि नहीं, तो "दुर्भाग्य से" शब्द दिखाई देगा। इसके लिए आपको जो सूत्र चाहिए वह है =IF(B2>=2500;"हुर्रे";"दुर्भाग्य से").
10 सबसे बड़ा - सबसे छोटा
उच्चतम और निम्नतम मान को शीघ्रता से खोजने के लिए, फ़ंक्शन है मैक्स तथा मिनट. साथ =मैक्स (बी 2: बी 37) इन कोशिकाओं के उच्चतम मूल्य के लिए पूछें, और = . के साथमिन (बी 2: बी 37) आपको श्रृंखला में सबसे कम मूल्य मिलता है। सुविधाएं सबसे बड़ी तथा सबसे छोटा अधिक सूक्ष्म हैं: आप भी प्राप्त कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, तीसरा सबसे बड़ा या दूसरा सबसे छोटा। सबसे बड़ा = . के साथ पाया जा सकता हैलार्ज (बी2:बी37; 1); नंबर 1 सबसे बड़ा दर्शाता है। साथ =सबसे बड़ा (बी2:बी37;2) आपको दूसरा सबसे बड़ा वगैरह मिलता है। इस तरह आप आसानी से टॉप 3 या टॉप 10 को एक साथ रख सकते हैं।
11 लंबवत खोज
मान लीजिए कि आपके पास एक ही व्यक्ति के बारे में अलग-अलग जानकारी वाली दो वर्कशीट हैं। का वीलुकअप वर्कशीट 1 में वर्कशीट 2 से अपनी जानकारी प्राप्त करें। इसे आसान बनाने के लिए, हमने प्रत्येक व्यक्ति को दोनों टैब पर एक अद्वितीय पंजीकरण संख्या दी है। टैब 2 पर उस श्रेणी को भी नाम दें जिससे आप जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं। इस उदाहरण में, वर्कशीट 2 में, हम कॉलम ए और बी का चयन करते हैं और ऊपर बाईं ओर नाम बॉक्स में टाइप करते हैं पता सूची. वर्कशीट 1 के सेल E2 में हम फंक्शन रखते हैं वीलुकअप. संरचना अब = . हैVLOOKUP(A2;AddressList;2;FALSE). ए2 दूसरी वर्कशीट में नामांकन संख्या वाले सेल को संदर्भित करता है, पता सूची खोज श्रेणी को इंगित करता है, 2 वर्कशीट 2 में कॉलम की संख्या है जहां अनुरोधित डेटा स्थित है। अंतिम तर्क एक तार्किक मान है जहां आप झूठा यदि आप चाहते हैं कि पाया गया मान बिल्कुल मेल खाए।
12 रिक्त स्थान साफ़ करें
समारोह के साथ ट्रिम पाठ में अनावश्यक रिक्त स्थान मिटाएँ। यह फ़ंक्शन अछूते शब्दों के बीच कुछ रिक्त स्थान छोड़ देता है, लेकिन शब्द के पहले या बाद में रिक्त स्थान हटा देगा। =ट्रिम (सेल रेंज) किसी अन्य प्रोग्राम से आयातित टेक्स्ट के साथ उपयोगी। एक्सेल के कुछ संस्करणों में, इस फ़ंक्शन को कहा जाता है रिक्त स्थान.
13 एक्सचेंज
कॉलम की सामग्री को पंक्तियों में स्थानांतरित करना या इसके विपरीत फ़ंक्शन के साथ किया जा सकता है खिसकाना. सबसे पहले उन कक्षों का चयन करें जहां जानकारी दर्ज की जानी चाहिए। सुनिश्चित करें कि आप मूल श्रृंखला के रूप में कई कक्षों का चयन करते हैं। यहां हमने पंक्ति 8 में वर्ष और ए कॉलम में क्वार्टर टाइप किए हैं। फिर फ़ंक्शन टाइप करें =खिसकाना और कोष्ठक खोलें। इसके बाद, उन कक्षों पर खींचें जिन्हें आप स्वैप करना चाहते हैं (यहाँ सेल B2 से E5 तक)। कोष्ठक बंद करें और अब कुंजी संयोजन Ctrl+Shift+Enter दबाएं। यह घुंघराले कोष्ठक में संलग्न एक सरणी सूत्र बनाता है।
14 मासिक चुकौती
यदि आप खरीद के लिए उधार लेते हैं, तो आपको हर महीने कितना भुगतान करना होगा? मान लीजिए कि आपके पास 25,000 यूरो (बी 1) 6% ब्याज पर उधार लेता है (बी2) 5 साल के लिए (बी 3) हम विज़ार्ड में सूत्र दिखाते हैं, लेकिन आप बस टाइप भी कर सकते हैं। मधुमक्खी ब्याज आपको नियुक्त करना बी2/12, क्योंकि ब्याज एक वर्ष को संदर्भित करता है और आप जानना चाहते हैं कि आप मासिक कितना भुगतान करते हैं। मधुमक्खी शर्तों की संख्या आपको गुणा करें बी 3 का 12, क्योंकि आपको वर्षों को महीनों में बदलना है। विषय एचडब्ल्यूई के लिए खड़ा है वर्तमान मूल्य, जो 25,000 यूरो है। यह सूत्र देता है =शर्त (बी2/12;बी3*12;बी1) या =शर्त (6%/12;5*12;25000).
15 नकली नंबर
फ़ार्मुलों के साथ प्रयोग करते समय, नकली डेटा होना मददगार होता है। कार्यक्रम रैंड के बीच यादृच्छिक डेटा उत्पन्न करता है जो एक निर्दिष्ट न्यूनतम और उच्चतम मान के बीच होता है। समारोह =रैंडबेटवीन(50;150) 49 और 151 के बीच संख्याएँ उत्पन्न करता है।
