रसीदों, पत्रों और तस्वीरों को डिजिटाइज़ करें

आने वाली सभी रसीदों और पत्रों पर नज़र रखना एक काम है। अक्सर यह सब एक बड़े ढेर में समाप्त हो जाता है। उन सभी तस्वीरों का उल्लेख नहीं है जो अटारी में गहरी हैं। शरद ऋतु की सफाई का समय: उस कागज से छुटकारा पाएं! हम रसीदों, पत्रों और तस्वीरों को डिजिटाइज़ करके अराजकता की स्थिति में लाने में आपकी मदद करेंगे।

टिप 01: क्या डिजिटाइज़ करना है?

इससे पहले कि हम शुरू करें, आप वास्तव में यह निर्धारित करते हैं कि आप क्या डिजिटाइज़ करना चाहते हैं। एक अच्छा प्रारंभिक कदम है, उदाहरण के लिए, रसीदों और चालानों को संग्रहीत करना: आप उन्हें कुछ वर्षों के लिए रखना चाहते हैं ताकि आपके पास अभी भी वस्तुओं पर वारंटी हो, लेकिन भौतिक रूप से उन्हें कई वर्षों तक संग्रहीत करना मुश्किल हो सकता है: आप आसानी से खो सकते हैं उन्हें। आप अपने पत्रों को डिजिटाइज़ भी कर सकते हैं। महत्वपूर्ण पत्र और कागजात रखे जाने चाहिए, लेकिन सब कुछ एक बड़े ढेर में रखना भी अच्छा नहीं है। और अगर आप उन पेपर्स को स्कैन करते हैं, तो आप टेक्स्ट को बहुत आसानी से सर्च भी कर सकते हैं। और क्या आप भी अपनी तस्वीरों को डिजिटाइज करना चाहते हैं? यदि आपके पास फोटो एलबम में बहुत सारी पुरानी तस्वीरें हैं, तो उन्हें डिजिटल रूप से रखना अच्छा हो सकता है ताकि आप उन्हें दूसरों के साथ साझा कर सकें और उनसे नए फोटो एलबम बना सकें। यही बात नेगेटिव पर भी लागू होती है, हम उनके साथ भी काम करेंगे। तस्वीरों को डिजिटाइज करना सबसे ज्यादा काम होगा।

एक बार जब आप यह निर्धारित कर लें कि आप क्या डिजिटाइज़ करना चाहते हैं, तो पहले ढेर के माध्यम से छाँटें: सब कुछ छाँटें और महत्वहीन कागज़ों को तुरंत फेंक दें।

अपनी रसीदों को डिजिटाइज़ करने का सबसे आसान तरीका आपके स्मार्टफ़ोन के साथ है

टिप 02: रसीदें

अपने स्मार्टफोन से अपनी रसीदों को स्कैन करना सबसे आसान है। इस तरह आप अपनी खरीदारी के तुरंत बाद रसीद को स्कैन कर सकते हैं, ताकि आप इसे भूल न जाएं और इसे स्थायी रूप से संग्रहीत किया जा सके। रसीदों को स्कैन करने के लिए बहुत सारे ऐप हैं: ड्रॉपबॉक्स, ऑफिस लेंस, एवरनोट, एडोब, ऐप्पल के नोट्स ऐप, और बहुत कुछ। बेशक आप केवल रसीद की एक फोटो भी ले सकते हैं, लेकिन इस तरह के स्कैन ऐप (टिप 5 देखें) का लाभ यह है कि यह रसीद को काट देता है और इसे थोड़ा बेहतर तरीके से प्रदर्शित करता है। रसीद को पीडीएफ के रूप में भी सहेजा जाता है, जो कि दस्तावेजों के लिए अधिक उपयुक्त है, उदाहरण के लिए, जेपीजी या पीएनजी। रसीदों के साथ एक महत्वपूर्ण मुद्दा यह है कि क्या मूल को रखना अभी भी आवश्यक है। दुर्भाग्य से, यह हमेशा इतना स्पष्ट नहीं होता है। इस बात की अच्छी संभावना है कि स्टोर उपद्रव न करे, लेकिन स्टोर ऐसा कर सकता है। यह विशेष रूप से एक अद्वितीय ट्रैकिंग नंबर के बिना प्राप्तियों के मामले में है, क्योंकि तब यह निर्धारित करना असंभव है कि आपने इसे वहां खरीदा है या नहीं। सिद्धांत रूप में, आपको इस तरह के एक अद्वितीय सीरियल नंबर के साथ रसीदें कागज पर रखने की आवश्यकता नहीं है। सुनिश्चित करने के लिए कृपया स्टोर से जांचें!

टिप 03: पत्र

अक्षरों को डिजिटाइज़ करना स्कैनर के साथ सबसे अच्छा किया जाता है, क्योंकि स्मार्टफोन के साथ आपको जल्दी से सुगमता की समस्या होगी। स्कैनर के साथ काम करने में अधिक खर्च होता है, लेकिन बड़ा फायदा यह है कि कई स्कैनर में टेक्स्ट को पहचानने के लिए ओसीआर सॉफ्टवेयर उपलब्ध होता है, टिप 6 देखें। यदि आपके पास एक ऑल-इन-वन या अलग स्कैनर है, तो आप निश्चित रूप से इसका उपयोग कर सकते हैं। यदि आपके पास अभी तक एक नहीं है और आप एक स्कैनर की तलाश में हैं, तो आप एक नज़र डाल सकते हैं, उदाहरण के लिए, फुजित्सु स्कैन स्नैप। यह तेजी से काम करता है और छोटा और पोर्टेबल है, इसलिए आप इसे कहीं भी रख सकते हैं।

कई आधुनिक स्कैनर का क्लाउड स्टोरेज सेवाओं के साथ एकीकरण होता है, जिससे आप बिना केबल के सीधे क्लाउड पर स्कैन कर सकते हैं। फिर आप अपनी फ़ाइलों को अपने पीसी पर सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं और उनके साथ काम करना जारी रख सकते हैं।

टिप 04: तस्वीरें

तस्वीरों के लिए, डिजिटल संस्करण की गुणवत्ता अधिक महत्वपूर्ण है। आप अपने स्मार्टफोन से तस्वीरें स्कैन कर सकते हैं, उदाहरण के लिए Google फोटोस्कैन ऐप के साथ, टिप 5 देखें। हालांकि, वास्तविक स्कैनर के साथ सेटिंग्स की गुणवत्ता और लचीलापन अक्सर बेहतर होता है। अगर आप नेगेटिव को डिजिटाइज करना चाहते हैं, तो उसके लिए विशेष स्कैनर हैं। आप FilmLab जैसे ऐप को भी देख सकते हैं। वह ऐप नकारात्मक को सुंदर तस्वीरों में बदलने में सक्षम होने का वादा करता है, लेकिन लेखन के समय अभी तक कोई सार्वजनिक परीक्षण संस्करण उपलब्ध नहीं है।

टिप 05: ऐप्स

सबसे पहले स्मार्टफोन से शुरू करते हैं। रसीदों को डिजिटाइज़ करने के लिए, आप अपने स्मार्टफ़ोन पर Office Lens ऐप का उपयोग कर सकते हैं। आप इसे एंड्रॉइड और आईओएस ऐप स्टोर में पा सकते हैं। इंस्टॉल करने के बाद, ऐप को ओपन करें और स्टार्ट करें और टैप करें उपयोग की अनुमति दें ऐप को आपकी तस्वीरों तक पहुंच प्रदान करने के लिए। साथ ही ऐप को कैमरे का एक्सेस दें। उसके बाद यह दस्तावेज़ के प्रकार को चुनने की बात है: रसीदों के लिए सबसे अच्छा विकल्प है डाक्यूमेंट. सुनिश्चित करें कि रसीद स्पष्ट रूप से दिखाई दे रही है और फोटो लेने के लिए लाल बटन दबाएं। फिर आप रसीद को ट्रिम कर सकते हैं। पर थपथपाना तैयार जब आपका काम हो जाए, तो चुनें कि दस्तावेज़ को कहाँ सहेजना है। यह स्थानीय रूप से या Microsoft क्लाउड (OneDrive या OneNote) में किया जा सकता है।

ऐप के जरिए फोटो को डिजिटाइज करने के लिए आप गूगल फोटोस्कैन का इस्तेमाल कर सकते हैं। यह एंड्रॉइड और आईओएस के लिए उपलब्ध है। ऐप के साथ शुरुआत करने के लिए, बस तस्वीरों को कैमरे के सामने रखें और ऐप में स्कैन बटन दबाएं। फोटोस्कैन स्वचालित रूप से घुमाएगा, क्रॉप करेगा और तस्वीरों के रंगों को अनुकूलित करने का प्रयास करेगा। आपको बस तस्वीर की एक तस्वीर लेनी है और बाकी अपने आप हो जाएगी। आप फोटो को अपने पसंदीदा क्लाउड स्टोरेज में सेव कर सकते हैं।

ओसीआर सॉफ्टवेयर आपके स्कैन किए गए अक्षरों से टेक्स्ट को पहचान सकता है

टिप 06: स्कैन

यदि आप बेहतर गुणवत्ता चाहते हैं या, उदाहरण के लिए, अक्षरों को जल्दी से डिजिटाइज़ करना चाहते हैं, तो स्कैनर का उपयोग करना बेहतर है। OCR विशेष रूप से अक्षरों, सॉफ़्टवेयर के लिए उपयोगी है जो कई स्कैनर के साथ मानक आता है। Ocr का मतलब ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन या ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन है। यह एक छवि को पाठ में परिवर्तित करता है। एक मुफ्त प्रोग्राम जो ऐसा कर सकता है वह है विंडोज के लिए फ्रीओसीआर। दुर्भाग्य से, इसे आखिरी बार 2015 में अपडेट किया गया था। आप यहां फ्रीओसीआर डाउनलोड कर सकते हैं। प्रोग्राम इंस्टॉल करें और खोलें। शीर्ष पर क्लिक करें पीडीएफ खोलें पीडीएफ खोलने के लिए या क्लिक करें खोलना एक छवि खोलने के लिए (उदाहरण के लिए, यदि आपने अपना पत्र jpg फ़ाइल के रूप में सहेजा था)। पर राइट क्लिक करें ओसीआर भाषा पर इंग्लैंड और फिर पर क्लिक करें ओसीआरछवि को पाठ में बदलने के लिए बटन। परिणाम प्रति दस्तावेज़ बहुत भिन्न हो सकता है। यदि परिणाम काफी अच्छा है, उदाहरण के लिए, आप इसे स्कैन के बगल में एक txt फ़ाइल के रूप में अलग से सहेज सकते हैं। इष्टतम परिणामों के लिए: सुनिश्चित करें कि आप उच्चतम संभव रिज़ॉल्यूशन में स्कैन करते हैं (टिप 7 देखें), लेकिन ध्यान दें कि बहुत अधिक संग्रहण स्थान का उपयोग किया जा सकता है।

टिप 07: NAPS2

सभी स्कैनर निर्माताओं में स्कैनिंग के लिए सॉफ्टवेयर शामिल है। यदि आपको यह पसंद नहीं है या यदि आप इसमें कार्य करने से चूक जाते हैं, तो आप NAPS2 पर एक नज़र डाल सकते हैं। इसमें ओसीआर भी बनाया गया है। आप यहां NAPS2 डाउनलोड करें। फ़ाइल खोलें और विज़ार्ड का पालन करके स्थापना प्रक्रिया को पूरा करें (डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स ठीक हैं)। फिर स्टार्ट मेन्यू के जरिए प्रोग्राम शुरू करें। स्कैन करने के लिए, स्कैन बटन पर क्लिक करें। स्कैनर के लिए एक नाम दर्ज करें स्क्रीन नाम और क्लिक करें डिवाइस का चयन करें. सूची से अपना उपकरण चुनें और क्लिक करें ठीक है. यहां चुनें पृष्ठ आकार इसके सामने ए4 और के लिए संकल्प डीपीआई चुनें (टिप 8 देखें)। पर क्लिक करें ठीक है. फिर उसे स्कैन किया जाता है। फिर आप इसके नीचे एक और पेज डाल सकते हैं और फिर से चालू कर सकते हैं स्कैन छपवाने के लिए। पेज ओवरव्यू विंडो में दिखाई देता है। यदि आप क्लिक करते हैं पीडीएफ, सभी स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को एक PDF दस्तावेज़ में मर्ज करें। आप स्कैन किए गए दस्तावेज़ को संपादित करने के लिए उस पर डबल-क्लिक कर सकते हैं, उदाहरण के लिए उसे घुमाने या क्रॉप करने के लिए। NAPS2 में ओसीआर लागू करने के लिए, क्लिक करें ओसीआर. तब दबायें अंग्रेज़ी सूची में, चेकबॉक्स पर क्लिक करें और क्लिक करें डाउनलोड करने के लिए. डाउनलोड करने के बाद आप्शन चेक करें पीडीएफ को ओसीआर के माध्यम से खोजने योग्य बनाएं और क्लिक करें ठीक है. यह भी सुनिश्चित करें ओसीआर भाषा पर अंग्रेज़ी खड़ा है। यदि आप दस्तावेज़ों को PDF के रूप में सहेजते हैं और Adobe में Ctrl+F दबाते हैं और कोई शब्द खोजते हैं, तो यह पाया जाएगा कि ocr सफल रहा या नहीं।

टिप 08: डीपीआई

स्कैन का रिज़ॉल्यूशन डीपीआई: डॉट्स प्रति इंच में दिखाया गया है। यह संकल्प और इस प्रकार आपकी छवि की गुणवत्ता निर्धारित करता है। डीपीआई जितना अधिक होगा, गुणवत्ता उतनी ही अधिक होगी, लेकिन स्कैनर को तैयार होने में भी उतना ही अधिक समय लगेगा और स्कैन में अधिक संग्रहण स्थान होगा। तो: बहुत अधिक है और आप लंबे समय तक प्रतीक्षा करेंगे और आपका संग्रहण स्थान कुछ ही समय में उपयोग किया जाएगा, बहुत कम और आपका स्कैन किया गया दस्तावेज़ एक ब्लॉक पार्टी है। सामान्य तौर पर, पत्रों और चालानों की गुणवत्ता और गति के बीच 300 का डीपीआई एक अच्छा संतुलन है। फ़ोटो के लिए, आप जल्द ही 600 dpi या उच्चतर जैसी किसी चीज़ का उपयोग करना चाहेंगे। वेजीटिव या वास्तव में छोटी तस्वीरें जिन्हें आप बड़ा दिखाना चाहते हैं, बस अपने स्कैनर की अधिकतम डीपीआई लें।

डिजिटल नोट्स

हम अभी भी कागज पर जो कुछ करते हैं वह नोट्स ले रहा है। ऐसा लगता है कि आप इससे दूर नहीं हो रहे हैं। अधिक से अधिक लैपटॉप में टच स्क्रीन होती है और डिजिटल पेन से आप अपने पसंदीदा ऐप जैसे OneNote या एवरनोट में आसानी से नोट्स ले सकते हैं। इस तरह के डिजिटल पेन से लिखने की आदत डालने में कुछ समय लगेगा। सर्वोत्तम परिणामों के लिए - यदि आप एक नए लैपटॉप के लिए बाजार में हैं - विंडोज इंक सपोर्ट वाला लैपटॉप चुनें, जो डिजिटल पेन का उपयोग करने के लिए विशेष रूप से उपयुक्त है। यदि आप वास्तव में अपने पेपर के बिना नहीं कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, आप मोल्सकाइन से एक लाइवस्क्राइब नोटबुक पर भी एक नज़र डाल सकते हैं। आप यह नहीं कहेंगे कि यह बाहर से डिजिटल है: यह सिर्फ एक पेन के साथ एनालॉग पेपर है। फिर भी आप कागज पर अपने नोट्स बना सकते हैं और फिर उन्हें एक बटन के पुश के साथ अपने टैबलेट या स्मार्टफोन में स्थानांतरित कर सकते हैं। वहां आप बस अपने नोट्स को टेक्स्ट के रूप में संपादित कर सकते हैं और समायोजन कर सकते हैं। दुर्भाग्य से, मोल्सकाइन स्मार्ट राइटिंग सेट की कीमत लगभग 230 यूरो है।

टिप 09: नामकरण

रसीद या पत्र स्कैन होने के बाद, आप इसे केवल एक फ़ोल्डर में फेंकना नहीं चाहते हैं और इसे फिर कभी नहीं ढूंढ पाएंगे। आपको अपनी फ़ाइलों को अपने पीसी या लैपटॉप पर ठीक से व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। यदि आप अपनी फ़ाइलों को अपनी पसंदीदा क्लाउड सेवा के साथ सिंक करते हैं, तो आप उन्हें अपने स्मार्टफ़ोन से भी जोड़ और देख सकते हैं। क्लाउड सेवा की सुरक्षा पर ध्यान दें, किसी भी मामले में एक मजबूत पासवर्ड का उपयोग करें और दो-कारक प्रमाणीकरण सक्षम करें।

एक तार्किक फ़ोल्डर संरचना इस बात पर निर्भर करती है कि आपको क्या पसंद है। अक्षरों के लिए, उदाहरण के लिए, संरचना वर्ष / महीना (और वैकल्पिक रूप से / दिन), इसलिए आपको सभी महीने 2017 फ़ोल्डर में मिल जाएंगे। युक्ति: उन महीनों को संख्या दें ताकि वे आपके फ़ोल्डर संरचना में क्रम में दिखाई दें, और यदि आवश्यक हो तो वर्ष फिर से जोड़ें, एक सिंहावलोकन रखने के लिए आसान। यदि आपके पास बहुत सारी फाइलें हैं, तो आपको पूरे दिन फिर से 01 जनवरी फोल्डर में मिल जाएंगे। फिर यह फ़ाइल का नाम बदलने और इसे तार्किक फ़ोल्डर संरचना में रखने की बात है। वह नाम बदलना भी कुछ ऐसा है जिस पर आपको ध्यान देना चाहिए: अपनी फाइलों को एक सुसंगत नाम दें। यदि आप एक से अधिक नाम प्रकारों को मिलाते हैं, तो आपकी फ़ाइलों को खोजना शीघ्र ही कठिन हो सकता है। इसके बारे में पहले से सोचें: बाद में इसे बदलना बहुत काम है। अक्षरों के लिए एक डिफ़ॉल्ट नामकरण परंपरा company_subject.pdf हो सकती है या buy_date_model_number_device_type.pdf हो सकता है।

कौन सा फ़ाइल प्रारूप सबसे अच्छा है यह आपकी आवश्यकताओं और क्षमताओं पर निर्भर करता है

टिप 10: फ़ाइल प्रकार

उदाहरण के लिए, स्कैनिंग सॉफ़्टवेयर में, आप अपनी फ़ाइलों को सहेजते समय विभिन्न प्रकार की फ़ाइल चुन सकते हैं। कौन सा फ़ाइल प्रारूप सबसे अच्छा है यह आपकी आवश्यकताओं और क्षमताओं पर निर्भर करता है। यदि आपके पास बहुत अधिक संग्रहण स्थान है, तो आप अपनी तस्वीरों के लिए टिफ़ का विकल्प चुन सकते हैं। यह गुणवत्ता को बरकरार रखता है, क्योंकि झगड़ा संपीड़न लागू नहीं करता है। अक्षरों के लिए केवल एक उपयुक्त प्रारूप है: पीडीएफ। पीडीएफ के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि एक दस्तावेज़ में कई पृष्ठ हो सकते हैं और प्रारूप फाइलों की आसान खोज के लिए ओसीआर का समर्थन करता है। रसीदों के लिए आप पीडीएफ, या जेपीईजी या पीएनजी जैसी किसी चीज का उपयोग कर सकते हैं। ध्यान दें कि jpeg बहुत अधिक संपीड़न का उपयोग करता है, इसलिए गुणवत्ता खराब हो सकती है। इसलिए हमेशा जांचें कि क्या आपकी फाइलें अभी भी पढ़ने योग्य हैं।

टिप 11: संग्रह करना

अपनी फ़ाइलों को संग्रहीत करने और उन्हें लंबे समय तक रखने के लिए, उन्हें कई स्थानों पर संग्रहीत करना सबसे अच्छा है ताकि आपके पास एक बैकअप हो। हमारे अनुभव से पता चलता है कि पूरे साल या तिमाहियों को डीवीडी में जलाकर या बाहरी हार्ड ड्राइव पर डालकर सहेजना उपयोगी होता है, जिसे आप केवल कंप्यूटर से कनेक्ट करते हैं जब आपको फाइलों की आवश्यकता होती है। एक नास की एक प्रति निश्चित रूप से हमेशा एक अच्छा समाधान होता है। वैसे, महसूस करें कि एक डीवीडी हमेशा के लिए नहीं चलती है और एक बाहरी हार्ड ड्राइव भी विफल हो सकती है। यदि आप वास्तव में यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपका डेटा अच्छी तरह से संरक्षित है, तो आप एम-डिस्क पर एक नज़र डाल सकते हैं। यह एक विशेष डीवीडी जैसी डिस्क है जिसे एक हजार साल तक चलने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इसके लिए आपको एक विशेष बर्नर की आवश्यकता होती है, लेकिन एक बार जलने के बाद आप किसी भी डीवीडी रीडर में एम-डिस्क का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन हम कल्पना कर सकते हैं कि आपको लगता है कि यह बहुत अच्छी बात है। आप अपनी फ़ाइलों को क्लाउड में संग्रहीत करना भी चुन सकते हैं, हम अनुशंसा करते हैं कि आप इसे सुरक्षित रूप से करें!

टिप 12: बैकअप

यदि आप अपने सभी दस्तावेज़ों को स्कैन करते हैं और उन्हें डिजिटल रूप से संग्रहीत करते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि दस्तावेज़ ठीक से संग्रहीत हैं। बैकअप बनाना जरूरी है। यह अलग-अलग तरीकों से किया जा सकता है। विंडोज़ की अंतर्निहित बैकअप सुविधा का उपयोग करना सबसे आसान तरीका है। इसके लिए आप ऐप में जाएं संस्थानों विंडोज 10 में और फिर to अद्यतन और सुरक्षा / बैकअप. पर क्लिक करें एक स्टेशन जोड़ें और सूची से एक (बाहरी) ड्राइव चुनें। तब दबायें अधिक विकल्प. यह सुनिश्चित कर लें इन फ़ोल्डरों का बैकअप लें आपके दस्तावेज़ों वाला फ़ोल्डर बीच में है। यदि नहीं, तो इसे स्वयं बटन के साथ जोड़ें एक फ़ोल्डर जोड़ें. पर क्लिक करें अब समर्थन देना तुरंत बैकअप लेने के लिए।

टिप 13: विंडोज एक्सप्लोरर प्लगइन्स

आप शायद अपने दस्तावेज़ों को Windows Explorer के साथ प्रबंधित करते हैं। दुर्भाग्य से, यह उतना शक्तिशाली नहीं है, लेकिन कुछ अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर के साथ आप कुछ और कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, Folder Ico टूल के साथ, आप बेहतर अवलोकन के लिए एक्सप्लोरर में फ़ोल्डर्स को रंगों और श्रेणियों में व्यवस्थित कर सकते हैं। दुर्भाग्य से, इस प्लग-इन की लागत थोड़ी है: प्रति कंप्यूटर 10 डॉलर (लगभग 8.85 यूरो)। क्लोवर टूल आपके एक्सप्लोरर को क्रोम जैसे टैब देता है। सीर भी उपयोगी है। MacOS पर, यदि आप किसी फ़ाइल का चयन करते हैं और स्पेसबार दबाते हैं, तो आप उसका शीघ्रता से पूर्वावलोकन कर सकते हैं। सीर के साथ, वह कार्यक्षमता भी एक्सप्लोरर के पास आती है। इस तरह आप अपनी सभी फाइलों को बहुत तेजी से ब्राउज़ कर सकते हैं। Windows Explorer पूर्वावलोकन विंडो बढ़िया काम नहीं करती है और हमेशा बहुत अधिक स्थान लेती है।

सीर ब्राउज़िंग को आपकी फ़ाइलों का पूर्वावलोकन बहुत तेज़ी से बनाता है

टिप 14: XYPlorer

दुर्भाग्य से, एक्सप्लोरर के पास आपके पत्रों और प्राप्तियों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने की बहुत सीमित संभावनाएं हैं। पिछले टिप की तरह प्लग-इन के अलावा, आप XYPlorer जैसे विकल्पों को भी देख सकते हैं। उस प्रोग्राम के साथ आपके पास फ़ाइलों को एक रंग श्रेणी में रखने और सभी फ़ाइलों को लेबल करने का विकल्प होता है (Windows Explorer केवल कुछ फ़ाइल स्वरूपों को लेबल कर सकता है)। आप वर्चुअल संग्रह भी बना सकते हैं, खोज परिणामों को सहेज सकते हैं और यह आपको दोहराए जाने वाले कार्यों में मदद कर सकता है। इस कार्यक्रम की लागत 40 डॉलर है, जो लगभग 34 यूरो है। एक अन्य विकल्प निर्देशिका ओपस 12 है, जो आपको रंग के आधार पर लेबल और श्रेणीबद्ध करने की भी अनुमति देता है। डायरेक्ट्री ओपस का एक मुफ्त संस्करण सीमित कार्यक्षमता के साथ उपलब्ध है।

टिप 15: पीडीएफ और वर्ड

स्कैन किए गए पीडीएफ दस्तावेज़ वर्ड के आधुनिक संस्करणों के साथ खोले जा सकते हैं, जिसके बाद वर्ड स्वचालित रूप से ओसीआर लागू करता है और तुरंत इसे स्कैन किए गए दस्तावेज़ में बदल देता है। परिणाम की गुणवत्ता प्रति दस्तावेज़ भिन्न होती है। हम जुलाई 2017 अपडेट के साथ Word 2016 का उपयोग कर रहे हैं। Word खोलें और क्लिक करें अन्य दस्तावेज़ खोलें के तल पर। पर क्लिक करें पत्ते के माध्यम से और अब उस PDF दस्तावेज़ को ब्राउज़ करें जिसे आप Word फ़ाइल में कनवर्ट करना चाहते हैं और क्लिक करें खुल जाना. एक संदेश प्रकट होता है कि दस्तावेज़ परिवर्तित किया जा रहा है और परिणाम भिन्न हो सकते हैं: विशेष रूप से पत्र या रसीद में कई चित्रों के साथ, परिणाम निराशाजनक होगा। पर क्लिक करें ठीक है और रूपांतरण समाप्त होने के लिए थोड़ी देर प्रतीक्षा करें। फिर आप परिणाम देखें। आदर्श रूप से, आप docx फ़ाइल और PDF फ़ाइल दोनों को सहेजते हैं, ताकि आपके पास हमेशा मूल फ़ाइल रहे।

टिप 16: दस्तावेज़ प्रबंधित करें

यदि आप वास्तव में अपनी रसीदों और विशेष रूप से पत्रों के डिजिटलीकरण के साथ इसे गंभीरता से लेना चाहते हैं, तो आप एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (डीएमएस) पर एक नज़र डाल सकते हैं। यह आपको अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित रूप से संग्रहीत करने, उन्हें नोट्स संलग्न करने और उन्हें आसानी से खोजने और क्रमबद्ध करने की अनुमति देता है। एक स्वतंत्र और अच्छा डीएमएस माया ईडीएमएस है। इसे शुरू करने के लिए, आपको डॉकर के साथ एक सर्वर की आवश्यकता है। डॉकर कई NAS पर उपलब्ध है, लेकिन इसे विंडोज या मैकओएस पर भी इंस्टॉल किया जा सकता है। यहां पढ़ें कि इसे कैसे प्राप्त किया जाए।

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