इस प्रकार आप Word में डेटा आयात करते हैं

आपको Word में एक-से-एक दस्तावेज़ में आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सभी डेटा को टाइप करने की आवश्यकता नहीं है। सॉफ्टवेयर में अन्य कार्यक्रमों से डेटा आयात करने के लिए व्यापक कार्य हैं। इस लेख में हम आपको एक्सेल जैसे अन्य कार्यक्रमों से डेटा आयात और लिंक करने की संभावनाएं दिखाएंगे।

यदि आपके पास Office श्रृंखला के अन्य पैकेज हैं, तो Word आपके दस्तावेज़ में उन प्रोग्रामों से डेटा आयात करने की संभावना प्रदान करता है। चाहे वह एक्सेल शीट से डेटा या एक्सेस, एड्रेस डेटा या स्लाइड से संबंधित हो; आप उन्हें आसानी से अपने Word दस्तावेज़ से लिंक कर सकते हैं। अन्य प्रोग्राम से डेटा लिंक करने का लाभ यह है कि आपको स्रोत प्रोग्राम में डेटा को केवल एक बार बदलना होगा। Word तब आपके दस्तावेज़ में परिवर्तनों को स्वचालित रूप से स्थानांतरित कर देगा। कभी-कभी आपको उस डेटा को रिफ्रेश करना पड़ता है।

01 एक्सेल से डेटा आयात करें

डेटा दर्ज करने के लिए एक्सेल का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। लेकिन कभी-कभी आप डेटा को सीधे लिंक किए बिना, Word में किसी Excel फ़ाइल के भाग को शामिल करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए a (a का भाग) तालिका। Word और Excel दोनों के व्यापक कॉपी और पेस्ट फ़ंक्शन यह सुनिश्चित करते हैं कि स्वरूपण सहित डेटा को आपके दस्तावेज़ में स्थानांतरित किया जा सकता है। इस उदाहरण में, हम एक्सेल से वर्ड में फॉर्मेट किए बिना एक साधारण टेबल को कॉपी करेंगे। हम सभी सेल का चयन करते हैं, राइट क्लिक करें और चुनें प्रतिलिपि बनाना.

02 सही प्रारूप चुनना

एक्सेल से वर्ड में डेटा डालने का तरीका उस पेस्ट फंक्शन पर निर्भर करता है जिसे आप बाद में चुनते हैं। Word में आप अपने डेटा को अपने दस्तावेज़ में अलग-अलग तरीकों से रख सकते हैं: फ़ॉर्मेटिंग के साथ पेस्ट करें, इमेज के रूप में पेस्ट करें या फ़ॉर्मेटिंग के बिना पेस्ट करें। उपलब्ध होने वाले पेस्ट विकल्प इस बात पर निर्भर करते हैं कि क्लिपबोर्ड में किस प्रकार का डेटा रखा गया है। यदि आप एक्सेल से एक टेबल कॉपी करते हैं, तो आपके पास प्लेन टेक्स्ट को पेस्ट करने की तुलना में अधिक पेस्ट विकल्प हैं, उदाहरण के लिए, अपने वर्ड डॉक्यूमेंट में नोटपैड।

यदि आप एक्सेल से डेटा को बिना फॉर्मेटिंग के वर्ड में पेस्ट करना चाहते हैं, तो मेनू में सबसे दाहिना बटन 'केवल टेक्स्ट रखें' चुनें। वर्ड फिर एक्सेल से डेटा को बिना एक्स्ट्रा के सीधे पेस्ट करता है। तालिका में प्रत्येक पंक्ति को एक अलग लाइन पर चिपकाया जाता है।

03 प्रारूप-संरक्षण तालिका

यदि तालिका को एक्सेल में बॉर्डर, रंग, विभिन्न फोंट और रंगीन कोशिकाओं के साथ स्वरूपित किया गया है और आप इसे वर्ड में एक से एक कॉपी करना चाहते हैं, तो फ़ंक्शन के लिए पेस्ट विकल्पों में से चुनें। स्रोत स्वरूपण रखें.

एक्सेल से टेबल कॉपी करते समय वर्ड में डेटा को टेबल में भी रखा जाता है। इसका लाभ यह है कि अब आप डेटा को और संपादित कर सकते हैं और यदि आवश्यक हो तो तालिका के डिज़ाइन को समायोजित कर सकते हैं। यदि आप Word में चिपकाई गई तालिका पर क्लिक करते हैं, तो टैब रिबन में भी दिखाई देगा टेबल डिजाइन उपलब्ध। चयनित तालिका के साथ आप तुरंत एक अलग डिज़ाइन लागू कर सकते हैं।

यदि आप केवल एक सेल, पंक्ति या कॉलम को समायोजित करना चाहते हैं, तो उस पर माउस से क्लिक करें और आप इसके गुणों को बदल सकते हैं।

एक्सेल से 04 डायनामिक डेटा

कभी-कभी ऐसा हो सकता है कि एक्सेल में जो डेटा आप अपने वर्ड डॉक्यूमेंट में इस्तेमाल करना चाहते हैं वह डायनेमिक हो। यानी एक्सेल फाइल में डेटा समय के साथ बदल सकता है। फिर यह महत्वपूर्ण है कि वर्ड में रखा गया एक्सेल का डेटा सबसे हाल का हो। एक्सेल में डेटा के लिंक को संरक्षित करते हुए आप डेटा को वर्ड में पेस्ट कर सकते हैं। यदि आप या कोई अन्य व्यक्ति एक्सेल में मूल डेटा बदलते हैं, तो वे परिवर्तन वर्ड में भी लागू हो जाएंगे। इसे काम करने के लिए, आपको एक्सेल से डेटा को वर्ड में एक विशेष तरीके से पेस्ट करना होगा। उस स्थिति में, मेनू से के लिए पेस्ट करें चुनें लिंक करें और स्रोत स्वरूपण रखें.

जब डेटा को वर्ड में पेस्ट किया जाता है, तो आप देखेंगे कि टेबल को एक अलग फंक्शन दिया गया है। यदि आप दाएँ माउस बटन वाले किसी एक सेल पर क्लिक करते हैं, तो आपको सूची में एक नया विकल्प दिखाई देगा, जिसका नाम है लिंक अपडेट करें. यदि डेटा एक्सेल में बदल दिया गया है, तो इसे सीधे वर्ड में नहीं बदला जाएगा। दस्तावेज़ के स्वामी के रूप में आप तालिका में नवीनतम डेटा को चुनकर प्रदर्शित कर सकते हैं लिंक अपडेट करें.

05 स्वरूपित टेबल

संयोग से, यह फ़ंक्शन तब भी काम करता है जब तालिका में मूल स्वरूपण एक्सेल में बदलता है। जैसे ही, उदाहरण के लिए, एक्सेल में रंग या लाइनों की मोटाई बदल जाती है और आप वर्ड में चुनते हैं लिंक अपडेट करें, तो वे परिवर्तन Word में भी प्रतिबिंबित होते हैं। यह निश्चित रूप से आपके वर्ड दस्तावेज़ के लेआउट के लिए नुकसान भी हो सकता है। सौभाग्य से, इसके लिए एक समाधान है। यदि आप चाहते हैं कि केवल एक्सेल के सेल में डेटा कॉपी किया जाए, लेकिन फ़ॉर्मेटिंग स्वयं नहीं, तो पेस्ट विकल्प चुनें लक्ष्य सूचियों को जोड़ना और उनका उपयोग करना. तालिका अब Word में स्वरूपित किए बिना कॉपी की गई है, लेकिन कक्षों में डेटा स्वयं एक्सेल से जुड़ा रहेगा और आपके द्वारा चुने जाने के बाद कोई भी परिवर्तन सहेजा जाएगा लिंक अपडेट करें वर्ड में लागू किया गया।

यदि एक्सेल में तालिका को डिज़ाइन-तकनीकी दृष्टिकोण से संशोधित किया गया है, तो वर्ड में तालिका के लेआउट पर इसका कोई और प्रभाव नहीं पड़ता है।

06 पत्र और मेलिंग बनाएँ

आप कई पतों पर पत्र भेजने के लिए भी Word का उपयोग कर सकते हैं। सौभाग्य से, आपको इसके लिए प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए एक अलग पत्र बनाने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आप एक मानक पत्र बना सकते हैं। एक मानक पत्र के साथ आप आसानी से कई लोगों को पत्र भेज सकते हैं। आप एक डेटाबेस को नाम, पते और निवास स्थान के साथ ऐसे मानक पत्र से जोड़ते हैं। आप इस फ़ंक्शन का उपयोग लिफाफे को प्रिंट करने के लिए भी कर सकते हैं। इस उदाहरण में, हम आपको दिखाएंगे कि अपने दस्तावेज़ में स्वचालित रूप से पते कैसे जोड़ें।

07 पता फ़ील्ड बनाएँ

आपके दस्तावेज़ में स्वचालित रूप से नाम और पते डालने के लिए Word में एक विशेष सुविधा है। रिबन में आपको इसके लिए एक अलग टैब मिलेगा, जिसे कहा जाता है ईमेल की सूची. वहां आप Word को किसी मौजूदा मेलिंग सूची से लिंक कर सकते हैं, या आप यहां से एक नई सूची भी बना सकते हैं।

आपके पास पहले पतों की एक सूची होनी चाहिए। आप इन्हें स्वयं Word में बना सकते हैं, लेकिन आप पता डेटा निकालने के लिए Word को, उदाहरण के लिए, Excel से भी लिंक कर सकते हैं। हम सबसे पहले आपको दिखाएंगे कि वर्ड में पता विवरण की अपनी सूची कैसे बनाएं। टैब के तहत ईमेल की सूची क्या आपको बटन मिल रहा है पते चुनें. उस पर क्लिक करें और विकल्प चुनें नई सूची टाइप करें.

अब एक विंडो दिखाई देगी जिसमें आप पता विवरण दर्ज कर सकते हैं। इस उदाहरण में, हम खुद को (काल्पनिक) पते के विवरण जैसे अभिवादन, प्रारंभिक, उपनाम, पता, डाक कोड और निवास स्थान तक सीमित रखते हैं। प्रत्येक पंक्ति के लिए, उन लोगों का विवरण भरें जिन्हें आप लिखना चाहते हैं। जब आप भरना समाप्त कर लें, तो बटन दबाएं ठीक है सूची को बचाने के लिए।

Word पता सूची को Microsoft डेटाबेस (.mdb एक्सटेंशन के साथ) के रूप में संग्रहीत करता है, जिसका लाभ यह है कि आप Office में इस फ़ाइल का उपयोग जारी रख सकते हैं, इसलिए आपको हर बार एक नई पता सूची बनाने की आवश्यकता नहीं है।

यदि आपने डेटाबेस को Word में सहेजा है, तो बटन रिबन में दिखाई देगा मेल मर्ज प्रारंभ करें उपलब्ध। लेकिन इससे पहले कि आप उस पर क्लिक करें, आपको पहले अपने पत्र में उस स्थिति का निर्धारण करना होगा जहां आप पता फ़ील्ड रखना चाहते हैं। इसे लगाने के लिए, बटन पर क्लिक करें पता ब्लॉक.

08 डेटा जांचें

अब आपको एक नई विंडो दिखाई देगी जिसमें आप जांच सकते हैं कि डेटा सही है या नहीं। सिद्धांत रूप में, आपको यहां बहुत कुछ बदलने की जरूरत नहीं है; यदि आपने एक साधारण पता सूची बनाई है जिसमें केवल पहला और अंतिम नाम, सड़क, घर का नंबर, ज़िप कोड और शहर है और सभी पते आपके अपने देश में हैं, तो Word आमतौर पर इसे तुरंत सही तरीके से रखता है। यदि आप अंतर्राष्ट्रीय पत्र भी भेजते हैं तो सेटिंग्स को बदलने के लिए यह केवल उपयोगी हो सकता है। बाद में बटन पर क्लिक करें ठीक है , फिर Word एक टेक्स्ट कोड <> रखता है। वह ब्लॉक इंगित करता है कि डेटाबेस का पता डेटा वहां रखा जाएगा।

रिबन के शीर्ष पर अब आप अतिरिक्त बटन देखेंगे जिनके साथ आप उन पतों के साथ अक्षरों को ब्राउज़ कर सकते हैं जो अभी जुड़े हुए हैं। इस तरह आप जांच सकते हैं कि पत्र में पते का विवरण सही ढंग से लिखा गया है या नहीं। अक्षरों को स्क्रॉल करने के लिए तीर बटन के अलावा, आपको एक बटन भी मिलेगा जिसे कहा जाता है परिणाम का उदाहरण. इस बटन को दबाने से आप प्रति पत्र वास्तविक पता विवरण भी देख सकते हैं।

अब आप तय कर सकते हैं कि आप वर्तमान दृष्टिकोण से खुश हैं या आप कुछ बदलना चाहते हैं। लेआउट, उदाहरण के लिए, क्योंकि आप पतों को थोड़ा बड़ा प्रिंट करना चाहते हैं या उन्हें एक अलग फ़ॉन्ट प्रदान करना चाहते हैं। आपको प्रत्येक अक्षर के लिए अलग से ऐसा करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आप अपने दस्तावेज़ में ब्लॉक <> का चयन करके इसे एक बार में कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको पहले फिर से बटन दबाकर पता पूर्वावलोकन को अक्षम करना होगा परिणाम का उदाहरण दबाने के लिए। तभी पता ब्लॉक फिर से प्रकट होता है। अपने दस्तावेज़ में <> चुनें, और आप इसका स्वरूपण बदल सकते हैं।

09 दस्तावेजों को मिलाएं

क्या आप परिणाम से संतुष्ट हैं? फिर आप पते के विवरण को अपने पत्र के साथ जोड़ सकते हैं। विलय के साथ, Word प्रत्येक अक्षर पर डेटाबेस से अद्वितीय पते के साथ पत्र की कई प्रतियां बनाता है। मर्ज शुरू करने के लिए, रिबन में बटन पर क्लिक करें समाप्त करें और मर्ज करें, सभी तरह से दाईं ओर। अब तीन विकल्प दिखाई देंगे, चुनें दस्तावेज़ प्रिंट करें.

निर्दिष्ट करें कि आप कौन से रिकॉर्ड प्रिंट करना चाहते हैं, आमतौर पर आप सब कुछ एक बार में प्रिंट करते हैं। वर्ड बटन दबाने के बाद कमांड भेजता है ठीक है, प्रिंटर पर और आपके पत्र प्रिंट हो जाएंगे।

युक्ति: लेबल और लिफ़ाफ़े प्रिंट करें

पत्र छापने के अलावा, क्या आप लिफाफे या लेबल पर पते भी छापना चाहते हैं? फिर के लिए रिबन के बाईं ओर चुनें लिफाफे या लेबल. जब आप इन दो बटनों में से किसी एक पर क्लिक करते हैं, तो Word आपके वर्तमान दस्तावेज़ के लेआउट को लिफाफे या लेबल के लेआउट में बदल देता है। आप विभिन्न स्वरूपों में से चुन सकते हैं।

एक्सेल से 10 आयात पते

आप अन्य प्रोग्रामों से वर्ड में अपनी पता फ़ाइलें भी प्राप्त कर सकते हैं या अलग फ़ाइल स्वरूपों के साथ काम कर सकते हैं। Word में पता सूची फ़ंक्शन के माध्यम से प्रवेश करना कभी-कभी काफी कठिन होता है। यह बहुत सटीक काम है, और गलत बटन दबाने का मतलब यह हो सकता है कि आपको एक रिकॉर्ड फिर से दर्ज करना होगा। इसके अलावा, इनपुट विंडो का छोटा आकार कई रिकॉर्ड के साथ काम करना मुश्किल बनाता है। उस स्थिति में, एक प्रोग्राम चुनना बेहतर होता है जो रिकॉर्ड को बेहतर तरीके से संभाल सकता है, जैसे कि एक्सेल या - यदि आप डेटाबेस प्रोग्राम के साथ काम करना पसंद करते हैं - एक्सेस। इस बुनियादी पाठ्यक्रम के लिए हम पता डेटा आयात करने के लिए एक्सेल का उपयोग करते हैं, जो इस मामले में ठीक काम करता है; एक्सेल अधिक पंक्तियों का उपयोग करना बहुत आसान बनाता है।

यदि आपके पास एक्सेल में अपने रिकॉर्ड अच्छे क्रम में हैं, तो आप उन्हें आसानी से वर्ड में एड्रेस डेटा बनाने के लिए उपयोग कर सकते हैं। एक्सेल में प्रत्येक पंक्ति जिसे वर्ड में एड्रेस डेटा के लिए उपयोग किया जाना है, आप एक स्पष्ट नाम देते हैं: अभिवादन, पहला नाम, उपनाम, सड़क का नाम, घर का नंबर, डाक कोड तथा निवास स्थान. वह पंक्ति तब तालिका में पहली पंक्ति होती है। निम्नलिखित पंक्तियों में, उन पतों के सभी विवरण भरें जिनका आप पत्र में उपयोग करना चाहते हैं।

11 फ़ाइल सहेजें

क्या आपने अपनी फाइल समाप्त कर ली है? फिर आप इसे सेव करते हैं और फिर एक्सेल फाइल से डेटा को एड्रेस फाइल के रूप में आयात करने के लिए वर्ड में जाते हैं। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें: रिबन में क्लिक करें ईमेल की सूची पर पते चुनें और चुनें कि मौजूदा सूची का प्रयोग करें. फिर अपनी एक्सेल फाइल को सेलेक्ट करें।

Word अब फ़ाइल की पुष्टि के साथ आता है। यदि आपने एक्सेल में तालिका को स्वरूपित किया है, जैसा कि हमारे उदाहरण में है, तो डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम शीर्षक होते हैं। फिर चेक इन करें डेटा की पहली पंक्ति में स्तंभ शीर्षक होते हैं. Word इसे पहचानता है, और इसलिए आप आसानी से अपने दस्तावेज़ में सही फ़ील्ड को सही जगह पर रख सकते हैं।

12 फ़ील्ड निर्दिष्ट करें

पता सूची के माध्यम से पता डेटा आयात करने के विपरीत, आपको अभी भी एक्सेल से डेटा आयात करते समय अलग से फ़ील्ड निर्दिष्ट करना होगा। आपकी एक्सेल फ़ाइल का प्रत्येक कॉलम वर्ड में एक अलग ब्लॉक बन जाता है जिसमें अंततः संपूर्ण पता फ़ील्ड होता है। रिबन में ईमेल की सूची आपको एक बटन मिलेगा जिसका नाम है मर्ज फ़ील्ड डालें. उस मेनू के तहत आपको एक्सेल शीट के सभी कॉलम मिलेंगे। अब आप सही नाम पर क्लिक करके इसे अपने दस्तावेज़ में रख सकते हैं। पहले उस कर्सर को रखें जहाँ आप पहला फ़ील्ड सम्मिलित करना चाहते हैं, हमारे उदाहरण में जो है अभिवादन.

अपने Word दस्तावेज़ में प्रत्येक फ़ील्ड के बीच एक स्थान रखें ताकि अभिवादन, प्रथम नाम और अंतिम नाम एक साथ न रखें, जैसा कि नीचे दिया गया है:

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अब एक नई लाइन के लिए एक एंटर दें, और उसके नीचे फील्ड्स रखें सड़क का नाम तथा घर का नंबर, फिर से बीच में एक स्थान के साथ:

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और आखिरी लाइन पर आपने डाल दिया डाक कोड तथा निवास स्थान, यहाँ भी बीच में एक स्थान के साथ: