एक्सेल में एक वर्कशीट में हजारों कॉलम और एक मिलियन से अधिक पंक्तियाँ हो सकती हैं। यह लाभ भी एक नुकसान है, क्योंकि यदि आप एक कार्यपत्रक पर बहुत सारे डेटा को मिलाते हैं, तो यह जल्दी से अव्यवस्थित हो जाता है। सभी प्रकार के डेटा, फ़ार्मुलों और चार्ट को संसाधित करने के लिए, एक ही फ़ाइल के भीतर अलग-अलग कार्यपत्रकों का उपयोग करना बेहतर होता है।
टिप 01: नामकरण
एक्सेल में प्रत्येक कार्यपुस्तिका में एक या अधिक कार्यपत्रक होते हैं। जब आप बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम कर रहे हों, तो उन्हें एक ही कार्यपुस्तिका के विभिन्न कार्यपत्रकों में रखना सर्वोत्तम होता है। इस तरह आप सभी डेटा को एक साथ रखते हैं, जबकि विभिन्न डेटा समूह अभी भी स्पष्ट रूप से विभाजित हैं। यदि आप कई कार्यपत्रक बनाते हैं, तो एक्सेल उन्हें निम्नानुसार क्रमांकित करेगा: शीट 1, शीट 2, शीट 3, ... लेकिन उन्हें बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए, उन्हें एक विशिष्ट नाम देना बेहतर है। यह साल, शहर या महीने हो सकते हैं, जब तक कि नाम इंगित करता है कि वर्कशीट में वास्तव में क्या है। ध्यान रखें कि प्रत्येक कार्यपत्रक का एक विशिष्ट नाम होना चाहिए। उस शीट टैब पर राइट क्लिक करें जिसका आप नाम बदलना चाहते हैं और चुनें नाम. वांछित नाम टाइप करें और फिर वर्कशीट के बाहर कहीं भी क्लिक करें। आप शीट टैब का नाम बदलने के लिए उस पर डबल-क्लिक भी कर सकते हैं।
शीट टैब दिखाएं
यदि आप किसी से एक्सेल फाइल प्राप्त करते हैं, लेकिन आपको कोई वर्कशीट टैब नहीं दिखाई देता है, तो विकल्प है शीट टैब दिखाएं संभवतः इस दस्तावेज़ के लिए अक्षम किया गया है। के लिए जाओ फ़ाइल / विकल्प / उन्नत. नीचे देखें इस कार्यपुस्तिका के लिए विकल्प प्रदर्शित करें या के लिए चेकबॉक्स शीट टैब दिखाएं सक्षम किया गया है।
एक ही कार्यपुस्तिका के भीतर कार्यपत्रक को स्थानांतरित करने से थोड़ा आसान है टिप 02: शीट डालें
वर्कशीट के टैब के आगे आपको प्लस चिन्ह वाला एक बटन मिलेगा। यह वह बटन है जिसके साथ आप एक नई वर्कशीट बनाते हैं। आप रिबन में टैब पर भी जा सकते हैं शुरू चल देना। वहां आप समूह में चुनते हैं प्रकोष्ठों सौंपा गया काम शीट डालें / डालें. वर्कशीट को हटाने के लिए, शीट टैब पर राइट-क्लिक करें और चुनें हटाना. या टैब पर वापस जाएं शुरू आप कहाँ शीट हटाएं / हटाएं चुनता है।
मान लीजिए कि आपके पास पहले से ही चार वर्कशीट हैं और आप तीन नई वर्कशीट जोड़ना चाहते हैं, ऐसा करने का सबसे तेज़ तरीका है कि आप शिफ्ट की को दबाएं और वर्कशीट के निचले भाग में मौजूदा शीट टैब की संख्या का चयन करें। फिर चयनित शीट टैब पर राइट क्लिक करें और चुनें डालने. एक्सेल एक बार में चयनित कार्यपत्रकों की संख्या जोड़ता है।
टिप 03: वर्कशीट कॉपी करें
वर्कशीट को स्थानांतरित करने जितना आसान है। अपने माउस से शीट टैब पर क्लिक करें और शीट टैब की पंक्ति में शीट आइकन को वांछित स्थिति में खींचें। आप वर्कशीट को कॉपी भी कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, Ctrl दबाएं और फिर शीट टैब की पंक्ति में शीट टैब को सही स्थान पर खींचें। शीट आइकन में एक प्लस चिन्ह दिखाई देगा। Ctrl कुंजी जारी करने से पहले माउस बटन को छोड़ दें ताकि एक्सेल उस स्थान पर चयनित कार्यपत्रक की एक प्रति रखे। एक्सेल के मैकोज़ संस्करण में, आपको वर्कशीट की प्रतिलिपि बनाने के लिए Ctrl कुंजी के बजाय Alt कुंजी का उपयोग करना होगा।
टिप 04: अन्य कार्यपुस्तिका के लिए
हमने अब तक एक ही कार्यपुस्तिका के भीतर कार्यपत्रकों को स्थानांतरित करने और कॉपी करने के बारे में बात की है। लेकिन आप किसी कार्यपत्रक को किसी अन्य कार्यपुस्तिका में भी स्थानांतरित कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि दोनों कार्यपुस्तिकाएं खुली हैं। स्पष्टता के लिए, हम उस कार्यपुस्तिका को कॉल करेंगे जिससे हम वर्कशीट को वर्कबुकसोर्स.xlsx के रूप में कॉपी करना चाहते हैं। जिस कार्यपुस्तिका में हम कार्यपत्रक चिपकाना चाहते हैं उसे WorkbookTarget.xlsx कहते हैं। WorkbookSource.xlsx में, उस शीट टैब पर राइट क्लिक करें जिसे आप कॉपी करना चाहते हैं और कमांड चुनें ले जाएँ या कॉपी करें. एक छोटी सी विंडो खुलेगी, जहां To फोल्डर बॉक्स में आप चयन कर सकते हैं कार्यपुस्तिका लक्ष्य.xlsx चुनता है। नीचे कवर शीट निर्धारित करें कि उस कार्यपत्रक को किस स्थिति में रखा जाना चाहिए। और नीचे आप इंगित कर सकते हैं कि एक्सेल को चयनित वर्कशीट की एक प्रति बनानी चाहिए या नहीं। यदि आप इस बॉक्स को चेक नहीं करते हैं, तो एक्सेल वर्कशीट को कॉपी नहीं करेगा, बल्कि इसे एक फोल्डर से दूसरे फोल्डर में ले जाएगा।
अभी जाँच रहा हूँ
किसी कार्यपत्रक को किसी अन्य कार्यपुस्तिका में ले जाते समय, किसी भी सूत्र पर ध्यान दें जो वर्तमान कार्यपुस्तिका में कक्षों को संदर्भित करता है। जब तक एक ही वर्कशीट के डेटा के साथ फ़ार्मुलों का निर्माण किया जाता है, तब तक चिंता की कोई बात नहीं है। हालाँकि, यदि सूत्रों का उपयोग किया जाता है जो अन्य कार्यपत्रकों के डेटा को संदर्भित करता है, तो वे सूत्र कार्यपत्रक को स्थानांतरित करने के बाद सही नहीं होंगे।
कई कार्यपत्रकों को एक साथ समूहीकृत करके समायोजन लागू किया जा सकता हैटिप 05: रंग
इसे स्पष्ट रखने के लिए, आप टैब को न केवल एक उपयुक्त नाम बल्कि एक रंग भी दे सकते हैं। वर्कशीट टैब पर राइट क्लिक करें और विकल्प चुनें टैब रंग. यह पैलेट को थीम रंगों और डिफ़ॉल्ट रंगों के साथ खोलता है। विकल्प के साथ और अधिक रंग विंडोज कलर पिकर खोलता है जहां आप अपनी इच्छानुसार किसी भी रंग का चयन कर सकते हैं। यदि शीट टैब में उस रंग के लिए थोड़ा सा ढाल है, तो इसका मतलब है कि शीट का चयन किया गया है। वास्तविक रंग परिवर्तन देखने के लिए किसी अन्य वर्कशीट के टैब पर क्लिक करें।
टिप 06: समूह
आप कई कार्यपत्रकों को अस्थायी रूप से समूहीकृत करके एक साथ समायोजन लागू कर सकते हैं। वर्कशीट्स को ग्रुप करने के लिए, अलग-अलग शीट टैब्स को एक-एक करके क्लिक करते हुए Ctrl की दबाएं। जब आप समूह के एक पत्रक में कक्षों के डेटा को एक निश्चित रंग या फ़ॉन्ट में स्वरूपित करते हैं, तो अन्य समूहीकृत कार्यपत्रकों में समान कक्ष उसी प्रारूप को अपनाएंगे। आप उस एक टैब पर डेटा टाइप भी कर सकते हैं, जिसके बाद वही डेटा दूसरे टैब पर भी दिखाई देगा। अनग्रुप करना न भूलें, अन्यथा आप सभी समूहीकृत वर्कशीट पर डेटा को बिना समझे ही संशोधित करते रहेंगे। अनग्रुप करने के लिए, किसी एक टैब पर राइट क्लिक करें और चुनें अनग्रुप शीट.
टिप 07: स्विचिंग
यदि आप कई वर्कशीट के साथ काम करते हैं, तो हो सकता है कि सभी टैब एक्सेल विंडो में फिट न हों। आप वर्कशीट को कई तरह से ब्राउज़ कर सकते हैं। विंडोज़ में, आपको टास्कबार के एक या दोनों सिरों पर तीन क्षैतिज बिंदु दिखाई देंगे। उस दिशा में शीट टैब के माध्यम से चक्र करने के लिए तीन बिंदुओं पर क्लिक करें। आप टैब बार के दाएं और बाएं तीरों का भी उपयोग कर सकते हैं। यदि आप Ctrl दबाए रखते हुए बाएँ तीर पर क्लिक करते हैं, तो आप पहली शीट पर फ्लैश करेंगे।
शॉर्टकट कुंजियाँ
शॉर्टकट के प्रेमी, हम वर्कशीट के बीच जल्दी से स्विच करने के लिए एक और तरकीब देते हैं। अगली शीट का चयन करने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl+Page Down है। तार्किक रूप से, पिछली शीट का चयन करने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl+Page Up है। आप एकाधिक शीट्स का चयन करने के लिए Ctrl और Shift कुंजियों का भी उपयोग कर सकते हैं। हम पहले ही टिप 6 में Ctrl के साथ विधि के बारे में बता चुके हैं। श्रेणी में पहले और अंतिम टैब पर क्लिक करते समय शीट के एक सटे सेट का चयन करने के लिए Shift दबाए रखें।
युक्ति 08: अतिरिक्त स्थान
विंडोज़ में, एक्सेल विंडो के निचले भाग में एक स्क्रॉल बार होता है जो काफी जगह लेता है। यदि आप कई वर्कशीट के साथ काम करते हैं, तो आपके पास सभी शीट टैब देखने के लिए जगह नहीं होगी। फिर यह जानकर अच्छा लगा कि आप टैब बार को लंबा कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, स्क्रॉल बार के बाईं ओर तीन लंबवत बिंदुओं पर अपने माउस पॉइंटर से क्लिक करें। फिर स्क्रॉल बार को ट्रिम करने के लिए तीन बिंदुओं को दाईं ओर खींचें।
एक साधारण ट्रिक से एक ही समय में कई कार्यपत्रकों को देखना संभव है टिप 09: विंडो में अधिक शीट
जब आप कई वर्कशीट के साथ काम करते हैं, तो आप आमतौर पर स्क्रीन पर केवल एक वर्कशीट देखते हैं। लेकिन एक साधारण ट्रिक से एक ही समय में कई वर्कशीट को देखा जा सकता है। हम इसे वर्कशीट के साथ दिखाते हैं: कोपेनहेगन, ब्रुसेल्स, एम्स्टर्डम। सुनिश्चित करें कि पहली वर्कशीट (कोपेनहेगन) दिखाई दे रही है और रिबन के माध्यम से टैब पर जाएं छवि. इस टैब में बटन पर क्लिक करें नयी खिड़की. यह आपको उसी वर्कशीट को दूसरी विंडो में देखने की अनुमति देगा। उस दूसरी विंडो में, ब्रसेल्स शीट टैब पर क्लिक करें, ताकि वह दिखाई दे। क्योंकि आप तीसरी वर्कशीट प्रदर्शित करना चाहते हैं, बटन का उपयोग करें नयी खिड़की फिर। और इस तीसरी विंडो में, एम्स्टर्डम शीट टैब पर क्लिक करें। तीसरी विंडो को टाइटल बार में फ़ाइल नाम के बाद इंडिकेशन 3 द्वारा पहचाना जा सकता है। अब आप टैब में रिबन का उपयोग करके तीन खुली खिड़कियों को जोड़ सकते हैं छवि बटन पर सभी खिड़कियां दबाने के लिए। एक छोटा डायलॉग बॉक्स यह पूछेगा कि आप विंडोज़ को कैसे संयोजित करना चाहते हैं। चुनना एक दूसरे के बगल में और पुष्टि करें ठीक है. सभी खुली खिड़कियां अब एक दूसरे के बगल में और नीचे अच्छी तरह से व्यवस्थित हैं।
टिप 10: छुपाएं
क्या आप कुछ कार्यपत्रकों को छिपाना चाहते हैं? किसे कर सकते हैं। उस टैब पर राइट-क्लिक करें जिसे आप दृश्य से गायब करना चाहते हैं और चुनें छिपाना संदर्भ मेनू में। छिपी हुई वर्कशीट को वापस सतह पर लाने के लिए, अन्य टैब में से किसी एक पर राइट-क्लिक करें और कमांड का चयन करें दृश्यमान. यदि कई कार्यपत्रक छिपे हुए थे, तो एक्सेल एक पॉप-अप विंडो में पूछेगा कि आप कौन सी कार्यपत्रक लाना चाहते हैं।
टिप 11: शीट सूची
जहां हमने चर्चा की कि टिप 7 में विभिन्न टैब के बीच कैसे स्विच किया जाए, एक और तरीका है, अर्थात् शीट सूची। वह सभी दृश्यमान चादरों की एक सूची है। आप शीट सूची कैसे खोलते हैं? टैब नेविगेशन बटन पर राइट-क्लिक करें, यह दो नेविगेशन तीरों के लिए एक कौर है जो आपको शीट टैब के नीचे बाईं ओर दिखाई देता है। कार्यपुस्तिका से कार्यपत्रकों की एक सूची दिखाई देगी जहां आप उस पत्रक के नाम पर डबल क्लिक कर सकते हैं जिसे आप सक्रिय करना चाहते हैं।
चादरों की संख्या
जब आप कोई नई कार्यपुस्तिका प्रारंभ करते हैं तो Excel कितनी कार्यपत्रक दिखाता है? यह सेटिंग्स पर निर्भर करता है। रिबन टैब पर क्लिक करें फ़ाइल. फिर चुनें विकल्प. खिड़की में एक्सेल के लिए विकल्प बाएं कॉलम में चुनें आम और फिर आप अनुभाग में खोजें जब नई कार्यपुस्तिकाएं बनाई जाती हैं सौंपा गया काम उठाई जाने वाली चादरों की संख्या. एक नई कार्यपुस्तिका में कितनी कार्यपत्रक होनी चाहिए, यह इंगित करने के लिए काउंटर का उपयोग करें।
टिप 12: खाका
जब आप किसी Excel फ़ाइल को .xltx फ़ाइल के रूप में सहेजते हैं, तो वह एक टेम्पलेट बन जाती है। यह इस फ़ाइल के अन्य सभी कार्यपत्रकों को भी टेम्प्लेट में बदल देगा। इसके विपरीत भी संभव है। आप किसी मौजूदा कार्यपुस्तिका में एक नई कार्यपत्रक के रूप में एक टेम्पलेट सम्मिलित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, मौजूदा टैब पर राइट क्लिक करें और कमांड चुनें डालने. यह एक विंडो खोलता है जहां आप चुनते हैं कि आप क्या सम्मिलित करना चाहते हैं। यहां से आप ऑनलाइन ऑफिस टेम्प्लेट से परामर्श और चयन भी कर सकते हैं। आपके द्वारा इस प्रकार सम्मिलित किया गया टेम्प्लेट स्वचालित रूप से आपके द्वारा चयनित शीट टैब के सामने रखा जाता है।
टिप 13: सुरक्षित
आप स्वयं को या किसी अन्य को गलती से उसमें परिवर्तन करने से रोकने के लिए किसी कार्यपत्रक की सुरक्षा करते हैं। ऐसा करने के लिए, रिबन में टैब पर जाएं जाँच और समूह में चुनें सुरक्षित करना इसके सामने शीट को सुरक्षित रखें. पॉप-अप विंडो में आप इंगित करते हैं कि उपयोगकर्ता को अभी भी क्या करने की अनुमति है। यदि उपयोगकर्ता को इसमें कुछ भी करने की अनुमति नहीं है, तो सभी बॉक्स को अनचेक करें। फिर यह सुनिश्चित करने के लिए एक पासवर्ड दर्ज करें कि सुरक्षा को उसी तरह नहीं उठाया जा सकता है। पुष्टि के लिए, एक्सेल पासवर्ड दोहराने के लिए कहेगा।
