निस्संदेह ऐसे दिन होंगे जब आप चार सौ पत्र नहीं भेजते हैं जिन्हें सभी को व्यक्तिगत अभिवादन और अन्य व्यक्तिगत जानकारी प्रदान करनी होती है। यही कारण है कि एक अच्छा मौका है कि आप वर्ड में मेलिंग सूचियों के कार्य से परिचित नहीं हैं और आप कुछ मिनटों में कुछ घंटों में खर्च करते हैं (और त्रुटियों की संभावना भी कम है)। हम उस समय को बचाने में आपकी मदद करते हैं।
1 मेलिंग सूचियां क्या हैं?
मेलिंग सूचियाँ Word के भीतर एक फ़ंक्शन है जो आपको डेटा आयात करने में सक्षम बनाता है, उदाहरण के लिए, एक एक्सेल दस्तावेज़। मान लीजिए कि आपके पास 25 लोगों के डेटा के साथ एक एक्सेल दस्तावेज़ है, Word मेलिंग फ़ंक्शन का उपयोग 25 दस्तावेज़ बनाने के लिए करेगा जिसमें वह डेटा है। शेष दस्तावेज़ मानक जानकारी के साथ पूरा किया गया है जो प्रत्येक दस्तावेज़ और प्रत्येक पत्र के लिए समान है। तो आप बहुत जल्दी व्यक्तिगत पत्र उत्पन्न कर सकते हैं, जबकि आपको केवल एक बार काम करना है। यह भी पढ़ें: 12 चरणों में एक वास्तविक शब्द विशेषज्ञ बनें।
2 जरा सोचो
यह थोड़ा अटपटा लगता है, लेकिन धीमा होना इस कार्यशाला के सबसे उपयोगी चरणों में से एक है। घड़े में सब कुछ होने से ज्यादा कष्टप्रद कुछ नहीं है, केवल यह पता लगाने के लिए कि आपको एक्सेल दस्तावेज़ को समायोजित करना होगा क्योंकि आप कुछ भूल गए हैं। इस बारे में सोचें कि आप Word दस्तावेज़ में क्या चाहते हैं। उदाहरण के लिए, हम एक शादी का निमंत्रण भेजते हैं। सबसे पहले, हमें पते और व्यक्तिगत अभिवादन के लिए नाम और पता विवरण चाहिए, लेकिन हम रात के खाने के लिए टेबल नंबर भी निर्दिष्ट करना चाहेंगे। दो सौ मेहमान आ रहे हैं, तो आप कल्पना कर सकते हैं कि यह एक बहुत बड़ा काम होगा। एक मेलिंग सूची के साथ जो इतना आसान है।
3 वर्ड डॉक्यूमेंट बनाएं
अब जब आपके पास एक बुनियादी विचार है कि आप अपने दस्तावेज़ में क्या रखना चाहते हैं (हमारे मामले में, एक पत्र), तो यह वास्तव में इसे हल करने का समय है। Word प्रारंभ करें और के माध्यम से एक नया दस्तावेज़ बनाएं फ़ाइल / नया / खाली दस्तावेज़. आप केवल एक टेम्पलेट का उपयोग करना चुन सकते हैं, जिसका अंतिम परिणाम पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता है। फिर दस्तावेज़ बनाएं या वह पत्र लिखें जिसे आप भेजना चाहते हैं। अभिवादन सहित इस पत्र को पूरा करें, ऊपर दाईं ओर पता (यदि लागू हो) और हमारे मामले में: टेबल नंबरों का असाइनमेंट। वह डेटा बनाएं जिसे आप बाद में स्वचालित रूप से बोल्ड में भरना चाहते हैं, ताकि आप इसे बाद में न भूलें। पत्र को पूरा करके, आपके पास अपने लिए एक ठोस अवलोकन है कि क्या आप कुछ भूल गए हैं। दस्तावेज़ की जाँच करें और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कुछ भी नहीं भूले हैं, अन्य हितधारकों (आपके साथी, सहकर्मी, आदि) द्वारा इसकी जाँच करें। दस्तावेज़ सहेजें।
4 एक्सेल दस्तावेज़ बनाएँ
फिर आप एक्सेल दस्तावेज़ बनाते हैं। बेशक, यह बहुत समय बचाता है यदि आपके पास पहले से ही एक्सेल में सभी नाम और पते हैं, तो आपको केवल लापता तत्वों को जोड़ना होगा। पर क्लिक करें फ़ाइल / नई / खाली कार्यपुस्तिका नया दस्तावेज़ बनाने के लिए। इस मामले में टेम्प्लेट वांछनीय नहीं हैं, जो केवल भ्रम पैदा करते हैं, इसे यथासंभव नंगे और सरल रखें। यह जानना महत्वपूर्ण है कि एक्सेल में कॉलम विषयों के रूप में काम करते हैं (यानी नाम, पता, टेबल नंबर, और इसी तरह) और पंक्तियाँ उस सभी डेटा की गणना के रूप में काम करती हैं, यानी, हमारे मामले में, प्रत्येक पंक्ति एक अलग व्यक्ति है .
5 एक एक्सेल दस्तावेज़ भरें
अब आप एक्सेल दस्तावेज़ भरना शुरू कर सकते हैं। हमारे मामले में, हम निम्नलिखित शीर्षकों को दस्तावेज़ की पहली पंक्ति में रखते हैं: पहला नाम, अंतिम नाम, पता, डाक कोड, शहर और तालिका संख्या। एक बार ऐसा करने के बाद, टैब पर क्लिक करके दस्तावेज़ में शीर्ष पंक्ति को ब्लॉक करें छवि रिबन में और फिर ब्लॉक / ब्लॉक शीर्ष पंक्ति. यह आसान है; इस तरह आप नीचे स्क्रॉल करते समय देख सकते हैं कि आप किस कॉलम में लंबे दस्तावेज़ों के साथ काम कर रहे हैं। फिर आप दस्तावेज़ भरें: इसलिए सभी की प्रत्येक पंक्ति पर शीर्षकों से संबंधित जानकारी (हमारे मामले में, पहला नाम, अंतिम नाम, आदि)। यदि आप ई-मेल द्वारा दस्तावेज़ भेजना चाहते हैं, तो एक ई-मेल पता भी आवश्यक है।
सही सेल गुणों पर ध्यान दें
यदि आप केवल एक्सेल दस्तावेज़ में टेक्स्ट का उपयोग करते हैं जिसके साथ आप वर्ड में दस्तावेज़ बनाना चाहते हैं, तो आपको सेल गुणों के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। लेकिन अगर आप अंतिम दस्तावेज़ में भी राशियों का उल्लेख करना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, तो सेल गुण महत्वपूर्ण हैं। सेल गुण एक्सेल को बताते हैं कि सेल की सामग्री क्या है। चूँकि हम राशि, दिनांक या घर के नंबर के बीच का अंतर आसानी से देख सकते हैं, एक्सेल नहीं कर सकता। एक्सेल को यह बताने के लिए कि सेल की सामग्री क्या दर्शाती है, सेल पर राइट-क्लिक करें और चुनें सेल गुण. दिखाई देने वाली विंडो में, आप चुन सकते हैं कि सेल में बाईं ओर किस प्रकार की सामग्री है, और इसे दाईं ओर कॉन्फ़िगर करें (उदाहरण के लिए, यह निर्दिष्ट करके कि दशमलव बिंदु के बाद कितनी संख्याएँ प्रदर्शित की जानी चाहिए)।
6 मेल मर्ज विजार्ड
आपका वर्ड दस्तावेज़ पाइपलाइन में है और एक्सेल दस्तावेज़ में सभी पते और अन्य जानकारी दर्ज की गई है। Word Excel की जानकारी के साथ बहुत कुछ कर सकता है, लेकिन फिर प्रोग्राम को निश्चित रूप से पहले यह जानना चाहिए कि यह किस दस्तावेज़ से संबंधित है और वास्तव में इसके साथ क्या करना चाहिए। वर्ड में विजार्ड की मदद से आप उस लिंक को बहुत आसानी से बना सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आपके पास Word में दस्तावेज़ है जहाँ आप डेटा को खुला रखना चाहते हैं और क्लिक करें मेलिंग / स्टार्ट मेल मर्ज / स्टेप बाय स्टेप मेल मर्ज विजार्ड.
7 एक्सेल दस्तावेज़ का चयन करें
अब महत्वपूर्ण विकल्प बनाने का समय आ गया है। आपको पहले चरण में कुछ भी चुनने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि हमने पहले ही एक दस्तावेज़ बना लिया है। पर क्लिक करें अगला और विकल्प छोड़ दो वर्तमान दस्तावेज़ का उपयोग करना चुने गए हैं। फिर से क्लिक करें अगला. विकल्प छोड़ दो मौजूदा सूची का उपयोग करना चुने गए हैं और क्लिक करें पत्ते के माध्यम से. अब आपके द्वारा बनाई गई एड्रेस फाइल पर नेविगेट करें और क्लिक करें खुल जाना और पर ठीक है दिखाई देने वाली विंडो में। अब आप देखेंगे कि एक्सेल दस्तावेज़ के पते पहली पंक्ति के साथ (विवरण नाम, पता आदि के साथ) हेडर के रूप में उपयोग किए जा रहे हैं। पर क्लिक करें अगला.
