जब ऑफिस सॉफ्टवेयर और एक उत्कृष्ट सूट की बात आती है तो माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पूर्ण मानक है। हालाँकि, यह मुफ़्त नहीं है और Microsoft क्लाउड में सभी दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना हमेशा सबसे अच्छा विकल्प नहीं होता है। हालांकि, विकल्प दुर्लभ हैं और अक्सर केंद्रीय भंडारण और सहयोग क्षमताओं की कमी होती है। एक आश्चर्यजनक प्रतियोगी Synology Office है, जिसका उपयोग आप बस अपने नास पर करते हैं। हम दिखाते हैं कि कैसे।
टिप 01: NAS पर सॉफ्टवेयर
आप आमतौर पर बड़ी स्थानीय भंडारण क्षमता और किसी भी डिवाइस से और किसी भी समय अपनी खुद की फाइलों तक पहुंचने में आसानी के कारण NAS खरीदते हैं। लेकिन एक NAS और भी बहुत कुछ कर सकता है, जैसे मीडिया डाउनलोड करना, मूवी और ऑडियो स्ट्रीमिंग करना और फ़ोटो प्रदर्शित करना। कम ज्ञात है कि NAS मार्केट लीडर Synology का अपना ऑफिस सूट है जो पूरी तरह से NAS पर चलता है। यह माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस जितना व्यापक नहीं है, लेकिन अंतर मुख्य रूप से वर्ड और एक्सेल के कार्यों में है जो कि बहुत से लोग वैसे भी उपयोग नहीं करते हैं। Synology Office एक ब्राउज़र विंडो में भी काम करता है और इसलिए इसकी तुलना स्टैंडअलोन सॉफ़्टवेयर MS Office की तुलना में Google डॉक्स से अधिक की जा सकती है।
टिप 02: NAS तैयार करें
इससे पहले कि आप NAS पर Synology Office स्थापित करना शुरू करें, NAS को कॉन्फ़िगर और जाँचना महत्वपूर्ण है। NAS में लॉग इन करें और जांचें कि क्या DSM ऑपरेटिंग सॉफ़्टवेयर के लिए कोई अपडेट उपलब्ध है प्रारंभ / नियंत्रण कक्ष / अद्यतन और पुनर्स्थापित करें. क्या कोई नया संस्करण है, पर क्लिक करें अभी डाउनलोड करें / अपडेट करें. एनएएस सॉफ्टवेयर को अपडेट करेगा और रीबूट करेगा। फिर दोबारा लॉग इन करें और अतिरिक्त अपडेट की जांच करें। फिर सभी स्थापित पैकेजों को अपडेट करें पैकेज केंद्र / स्थापित / अद्यतन सभी. यह आपके द्वारा अब उपयोग नहीं किए जाने वाले पैकेजों को अक्षम करने या हटाने के लिए भी चोट नहीं पहुंचाता है। ऐसा करने के लिए, पैकेज के नाम के आगे क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू में चुनें विराम या हटाना.
क्या यह वाकई मुफ़्त है?
आइए Synology Office और Microsoft Office की लागत की तुलना करें। एमएस ऑफिस 365 होम की लागत प्रति वर्ष 100 यूरो है। उसके लिए, आपको परिवार के छह सदस्यों के लिए Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote और Skype, साथ ही प्रत्येक के लिए OneDrive संग्रहण स्थान का 1 TB मिलता है। यह विंडोज, मैकओएस, आईओएस और एंड्रॉइड पर काम करता है। हालाँकि, Synology कार्यालय मुफ़्त है। उसके लिए आपको Synology Drive के जरिए वर्ड प्रोसेसर, स्प्रेडशीट, प्रेजेंटेशन प्रोग्राम और सिंक्रोनाइजेशन मिलता है। आपके NAS (जो आपके पास शायद पहले से था) की खरीद के अलावा, Synology Office से आपको कोई पैसा नहीं लगेगा, लेकिन आपके NAS पर केवल कुछ जगह होगी।
NAS का केवल भंडारण माध्यम के रूप में उपयोग करना NAS की क्षमताओं के साथ न्याय नहीं करता हैटिप 03: कार्यालय स्थापित करें
अभी Synology Office स्थापित करें। खोलो इसे पैकेज केंद्र और क्लिक करें सभी पैकेज. स्क्रीन के बीच में, चुनें सहयोग सूट. उपलब्ध पैकेजों का चयन अब Synology Office से संबंधित पैकेजों तक सीमित कर दिया गया है। वैसे भी स्थापित करें कार्यालय, चलाना, बातचीत, नोट स्टेशन, पंचांग और यह Synology आवेदन सेवा. दोनों मेल पैकेज वैकल्पिक हैं और केवल तभी महत्वपूर्ण हैं जब आप NAS के माध्यम से मेल करने जा रहे हों। एक घटक स्थापित करने के लिए, स्थापित करें पर क्लिक करें और फिर स्थापना विज़ार्ड में किसी भी चरण का पालन करें।
एक NAS एक बैकअप नहीं है
जहाँ Microsoft आपके लिए OneDrive पर फ़ाइलों के सभी आवश्यक बैकअप बनाता है, यह NAS पर स्वचालित रूप से नहीं होता है और Synology Office का उपयोग करते समय आपको इसे स्वयं व्यवस्थित करना होगा। यह सोचने की गलती न करें कि किसी बैकअप की आवश्यकता नहीं है क्योंकि फाइलें वैसे भी NAS पर हैं। यदि आप Synology Office का उपयोग करते हैं, तो NAS ही एकमात्र संग्रहण स्थान है और इसलिए इसका बैकअप लेना बुद्धिमानी है। उसके लिए बहुत सारे विकल्प हैं। आप किसी अन्य NAS या बाहरी हार्ड ड्राइव, ऑनलाइन संग्रहण सेवाओं या टैंडबर्ग आरडीएक्स क्विकस्टोर जैसी बाहरी बैकअप उपयोगिता का बैकअप ले सकते हैं।
टिप 04: उपयोगकर्ता बनाएं
कई NAS उपकरणों में केवल एक उपयोगकर्ता होता है, व्यवस्थापक। यदि आप Synology Office का समझदारी से उपयोग करना चाहते हैं, तो यह अब संभव नहीं है। हर कोई जो Office प्रोग्राम का उपयोग करेगा, उसका NAS पर अपना खाता होना चाहिए, और यह एक व्यवस्थापक के रूप में आप पर भी लागू होता है। खोलो इसे कंट्रोल पैनल Synology से और चुनें उपयोगकर्ता / बनाएँ / उपयोगकर्ता बनाएँ. पहले उपयोगकर्ता के लिए सभी फ़ील्ड भरें, विशेष रूप से नाम, ईमेल और पासवर्ड महत्वपूर्ण हैं। पर क्लिक करें अगला और उसे समूह उपयोगकर्ताओं और समूह का उपयोगकर्ता बनाएं एचटीटीपी, लेकिन से नहीं व्यवस्थापक-समूह! नए उपयोगकर्ता को एप्लिकेशन तक पहुंच प्रदान करें बातचीत, डीएसएम, चलाना और संभवतः अतिरिक्त जैसे फ़ाइल स्टेशन तथा सार्वभौमिक खोज. विकल्प का होना भी उपयोगी है होम फोल्डर प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए सक्षम करें। ऐसा करने के लिए, टैब पर क्लिक करें उन्नत. स्क्रीन के नीचे, एक चेकमार्क लगाएं उपयोगकर्ता होम सेवा सक्षम करें और होम फोल्डर का स्थान निर्धारित करें। विकल्प भी डालें कचरा सक्षम करें उपयोगकर्ताओं को हटाई गई फ़ाइलों को पुनर्प्राप्त करने में सक्षम बनाता है। का चयन करने की भी सिफारिश की जाती है व्यवस्थापक द्वारा पासवर्ड रीसेट करने के बाद उपयोगकर्ताओं को पासवर्ड बदलने के लिए बाध्य करें चालू करने के लिए।
टिप 05: ऑफिस शुरू करें
Synology Office प्रारंभ करने के लिए, NAS का मुख्य मेनू खोलें और प्रारंभ करें चलाना. डिस्क नए ब्राउज़र टैब में खुलती है. हालाँकि Synology Office Microsoft Office का एक वास्तविक प्रतियोगी बनना चाहता है, लेकिन जिस तरह से आप पैकेज का उपयोग करते हैं वह Google डॉक्स की तरह है। सभी प्रोग्राम ब्राउजर में चलते हैं और आप वर्ड प्रोसेसर या कैलकुलेशन प्रोग्राम शुरू करने से शुरू नहीं करते हैं, लेकिन आप दस्तावेजों से काम करते हैं। इसलिए ड्राइव NAS पर दस्तावेज़ों और फ़ोल्डरों के लिए एक प्रकार का एक्सप्लोरर है। ड्राइव के सबसे महत्वपूर्ण भाग बाएं हाशिये में प्रदर्शित होते हैं। ऊपर से नीचे तक ये हैं फोल्डर तक पहुंच मेरी फ़ाइलें जिसमें उनके अपने दस्तावेज़ दिखाई देंगे, टीम फ़ोल्डर जिसमें टीम के दस्तावेज रखे जा सकते हैं, और उसके नीचे कई 'खोज' जैसे मेरे साथ साझा किया गया, दूसरों के साथ साझा किया गया, हाल ही में, तारांकित किया गया तथा कचरे का डब्बा.
टिप 06: एक दस्तावेज़ बनाएँ
पहला दस्तावेज़ बनाने के लिए क्लिक करें मेरी फ़ाइलें और फिर ऊपर बाईं ओर प्लस चिह्न पर क्लिक करें। अब आपके पास a making बनाने का विकल्प है डाक्यूमेंट, एक स्प्रेडशीट या स्लाइड. इन तीन प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए Synology द्वारा उपयोग किए जाने वाले नाम और रंग वही हैं जो Microsoft Word, Excel और PowerPoint के लिए Office में उपयोग करता है। पहला टेक्स्ट दस्तावेज़ बनाने के लिए, क्लिक करें डाक्यूमेंट. NAS नए दस्तावेज़ को एक नए ब्राउज़र टैब में खोलता है।
Synology Office प्रोग्राम Word, Excel और PowerPoint के वेब संस्करणों की तरह ही कार्य करते हैं टिप 07: दस्तावेज़ संपादित करें
खोलने के बाद आप तुरंत लिखना शुरू कर सकते हैं। यह मुश्किल नहीं है, क्योंकि सिनोलॉजी ऑफिस में वर्ड प्रोसेसर का इंटरफेस पानी की दो बूंदों की तरह वर्ड से मिलता जुलता है। किसी दस्तावेज़ को टेक्स्ट और छवियों से भरना और संपूर्ण को एक अच्छा रूप देना थोड़ा प्रयास करता है। यदि आप Synology Office के इस भाग में चारों ओर एक नज़र डालते हैं, तो आप सबसे पहले ऊपर से नीचे तक मेनू देखेंगे जिसमें पैकेज के सभी भागों में जगह होती है। उसके नीचे टूलबार है जिसमें सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली वस्तुओं जैसे कि फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट आकार, रंग, आदि के लिए बटन हैं। आप के आगे बटन पर क्लिक करके एक फ़ॉन्ट चुन सकते हैं एरियल और सूची से एक फ़ॉन्ट चुनें। लेकिन आप इसके बगल में स्थित मेनू से अनुच्छेद शैलियों में से एक को भी चुन सकते हैं, इसके बगल में स्थित बटन पर क्लिक करके सामान्य पाठ दबाने के लिए। यदि सभी फ़ंक्शन इस बार पर फ़िट नहीं होते हैं, तो दाईं ओर एक डबल डाउन एरो है। अतिरिक्त कार्यों को दृश्यमान बनाने के लिए उस पर क्लिक करें।
टिप 08: तत्व डालें
एक छवि सम्मिलित करने के लिए चुनें चित्र डालें. विंडो के शीर्ष पर, वह स्थान चुनें जहां छवि मिल सकती है। वह आपका PC, Synology Drive, NAS स्वयं या कोई ऑनलाइन स्थान हो सकता है। यदि छवि पीसी पर है, तो आप इसे पीसी से ब्राउज़र में अपलोड विंडो पर खींच और छोड़ सकते हैं। तब दबायें ठीक है. आप वर्ड की तरह ही इमेज का आकार बदल सकते हैं और घुमा सकते हैं। यदि आप एक छवि नहीं बल्कि एक तालिका सम्मिलित करना चाहते हैं, तो क्लिक करें तलिका डालें. लेकिन आप इसके लिए बटन का भी उपयोग कर सकते हैं तलिका डालें टूलबार पर उपयोग करें। और इस तरह से आप दस्तावेज़ में और भी बहुत सी चीज़ें शामिल कर सकते हैं, जैसे आकृतियाँ, ग्राफ़ और टिप्पणियाँ।
टिप 09: दस्तावेज़ सहेजें
किसी दस्तावेज़ को सहेजने के लिए, मेनू खोलें फ़ाइल और आप को चुनें नाम. डिफ़ॉल्ट रूप से, Synology Office प्रत्येक नए दस्तावेज़ को सहेजे जाने तक "शीर्षक रहित" कहता है। नया नाम टाइप करें और क्लिक करें ठीक है. आप ब्राउज़र विंडो के ऊपर दाईं ओर नीले नाम पर क्लिक करके भी ऐसा ही कर सकते हैं। अब जब नाम बदल दिया गया है, तो दस्तावेज़ को सेव करें फाइल सुरक्षित करें. या हॉटकी संयोजन का उपयोग करें Ctrl+Sक्योंकि वे यहां भी काम करते हैं। दस्तावेज़ सहेजे जाने के बाद, आप इसे बंद भी कर सकते हैं। आप ब्राउज़र टैब को बंद करके ऐसा करते हैं। अब आप Synology Drive में वापस आ गए हैं और अब आप My Documents फ़ोल्डर में नया दस्तावेज़ भी देखेंगे। इसी तरह आप कैलकुलेशन डॉक्यूमेंट या प्रेजेंटेशन भी बना और सेव कर सकते हैं।
आपको किस सिनोलॉजी की आवश्यकता है?
आपको Synology कार्यालय के लिए भारी NAS की आवश्यकता नहीं है, लेकिन प्रत्येक Synology उपयुक्त नहीं है। केवल एक ड्राइव के साथ सबसे हल्का Synology पैकेज की आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है, लेकिन दो ड्राइव से वे लगभग सभी को पूरा करते हैं। दस्तावेज़ हानि को रोकने के लिए या RAID1 या SHR, Synology के स्वचालित छापे के साथ दो ड्राइव को कॉन्फ़िगर करें। JBOD या RAID0 को Synology Office के संयोजन में वास्तव में अनुशंसित नहीं किया जाता है। स्मृति की मात्रा पर भी विचार करें। क्योंकि NAS अन्य कार्य भी करेगा यदि आप कई दस्तावेज़ों पर कई लोगों के साथ काम कर रहे हैं, तो 512 एमबी मेमोरी वास्तव में बहुत कम है। अंगूठे के एक नियम के रूप में, कोई भी Synology NAS दो ड्राइव और कम से कम 1 GB ऑनबोर्ड मेमोरी के साथ प्रयोग करने योग्य है। सुनिश्चित करने के लिए, www.synology.com पर संगत मॉडलों की सूची देखें।
Synology Office के लिए आपको कम से कम दो डिस्क और 1 GB RAM के साथ Synology NAS की आवश्यकता होती है टिप 10: दस्तावेज़ों को लेबल करें
आप परंपरागत रूप से अपने दस्तावेज़ों को फ़ोल्डरों में व्यवस्थित कर सकते हैं। उस पर एक क्लिक के साथ पलस हसताक्षर एक नया फ़ोल्डर बनाएं। दूसरा तरीका दस्तावेजों को लेबल करना है। दस्तावेज़ का चयन करें और क्लिक करें लेबल. लेबल के लिए एक नाम टाइप करें और क्लिक करें बनाना. एक लेबल रंग चुनें और क्लिक करें ठीक है दस्तावेज़ के साथ लेबल संबद्ध करने के लिए। फिर आप ड्राइव के बाएँ हाशिये में उपयोग किए गए लेबल भी देखेंगे। एक लेबल पर क्लिक करें और उस लेबल वाले सभी दस्तावेज़ प्रदर्शित होंगे। किसी मौजूदा लेबल को किसी दस्तावेज़ से लिंक करने के लिए, उसे डिस्क में लेबल पर खींचें और छोड़ें. आप किसी दस्तावेज़ को एक तारा निर्दिष्ट करके उसे पसंदीदा सूची में शामिल कर सकते हैं। आप स्क्रीन के शीर्ष दाईं ओर स्थित खोज बॉक्स के माध्यम से कीवर्ड या अन्य विशेषताओं द्वारा सभी दस्तावेज़ों में भी खोज कर सकते हैं।
टिप 11: एक दस्तावेज़ साझा करें
यदि आप चाहते हैं कि अन्य लोग किसी दस्तावेज़ को पढ़ सकें या संपादित कर सकें, तो आप दस्तावेज़ को अन्य लोगों के साथ साझा करके प्रारंभ करें। पर क्लिक करें साझा करने के लिए और पर चुनें गोपनीय सेटिंग जिस तरह से आप साझा करना चाहते हैं। फिर फ़ील्ड में टाइप करें आमंत्रितों की सूची उपयोगकर्ता का नाम और उस दस्तावेज़ के लिए उसे विशिष्ट अनुमतियां दें। का प्रबंधन करना दूसरा दस्तावेज़ का पूर्ण सह-स्वामी बन जाता है, लेकिन अनुमतियों के कई निचले स्तर भी हैं। आप धन चिह्न के माध्यम से कई लोगों को अधिकार दे सकते हैं। तब दबायें सहेजें. जिन लोगों के साथ आप दस्तावेज़ साझा करते हैं, वे इसे फ़ोल्डर में देखेंगे मेरे साथ बांटा उनके ड्राइव ऐप में।
टिप 12: सहयोग करें
साझा किए गए दस्तावेज़ों में आमतौर पर परिवर्तन और/या टिप्पणियां भी शामिल होती हैं। मानचित्र में मेरे साथ बांटा इसमें वे दस्तावेज़ शामिल हैं जिन्हें अन्य लोगों ने आपके साथ साझा किया है। खोलने के बाद आप वह कर सकते हैं जिसके लिए आपको अधिकार प्राप्त हुए हैं। बटन के माध्यम से टिप्पणी डालें उदाहरण के लिए, स्क्रीन के शीर्ष पर स्थित टूलबार पर आप टिप्पणियाँ जोड़ सकते हैं। फिर इन्हें इसके आगे के मार्जिन में देखा जा सकता है। एक दस्तावेज़ में कई लोगों की टिप्पणियाँ भी हो सकती हैं। इसका जवाब आप खुद भी दे सकते हैं। इस तरह आप दूसरों के साथ साझा किए गए दस्तावेज़ को बेहतर बना सकते हैं। किसी दस्तावेज़ के स्वामी के रूप में, आप टिप्पणियों की जांच कर सकते हैं जब उन्हें संबोधित किया गया हो और वे गायब हो जाएं। यदि NAS पर Synology Chat स्थापित है, तो आप अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ चैट में लाइव टिप्पणियों पर भी चर्चा कर सकते हैं।
टिप 13: रिमोट एक्सेस
NAS पर दस्तावेज़ों को एक्सेस करना और भी आसान बनाने के लिए, Synology कुछ उपयोगी ऐप्स प्रदान करता है। पीसी के लिए, Synology Drive है जो कंप्यूटर पर एक फोल्डर बनाता है और NAS पर दस्तावेज़ों के साथ सिंक्रोनाइज़ करता है। किसी एक दस्तावेज़ पर डबल क्लिक करने से ब्राउज़र में Synology Office खुल जाता है और आप दस्तावेज़ को संपादित कर सकते हैं। Apple और Android उपकरणों के लिए Synology Drive ऐप भी हैं। इंटरनेट पर सुरक्षित पहुंच के लिए, ऐप Synology QuickConnect प्रदान करता है। कुछ क्लिक के साथ आपके पास यह सब काम कर रहा है। NAS पर ड्राइव में पहली बार लॉग इन करने वाले प्रत्येक नए उपयोगकर्ता को ऐप्स डाउनलोड और इंस्टॉल करने का अवसर दिया जाता है।
