एक्सेल में जल्दी और सुरक्षित रूप से डेटा दर्ज करें

हमें शायद आपको यह बताने की ज़रूरत नहीं है कि आप एक्सेल में बड़ी मात्रा में आंकड़े और अन्य डेटा आसानी से मैप कर सकते हैं। लेकिन क्या आप जानते हैं कि आप उस डेटा को दर्ज करना भी बहुत आसान बना सकते हैं? आपको बस एक इनपुट फॉर्म 'बिल्ड' करना है।

टिप 01: क्यों?

जब आप सीधे एक्सेल में डेटा टाइप कर सकते हैं तो फिल-इन फॉर्म क्यों बनाएं? यह सच है कि एक्सेल इसके लिए बहुत अच्छा है, लेकिन अगर आपने पहले प्रोग्राम के साथ काम किया है, तो आपने यह भी देखा होगा कि कभी-कभी पहले सेल पर क्लिक करना, गलती से गलत सेल पर क्लिक करना आदि बहुत व्यावहारिक नहीं होता है। . एक बड़े एक्सेल दस्तावेज़ में डेटा की खोज करना भी कभी-कभी मुश्किल हो सकता है। एक भरने वाला फॉर्म इन सभी चीजों को और अधिक कुशल बना सकता है। प्रवेश करना बहुत तेज है, आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि आप सब कुछ उसी तरह भरते हैं, किसी फ़ील्ड को कभी न भूलें और आप आसानी से दर्ज किए गए डेटा को भी खोज सकते हैं। तो शुरू हो जाओ!

टिप 02: बटन जोड़ें

ऐसा फॉर्म कितना भी उपयोगी क्यों न हो, डिफ़ॉल्ट रूप से एक्सेल इस विकल्प को बिल्कुल भी नहीं दिखाता है। इसका उपयोग करने में सक्षम होने के लिए, हमें सबसे पहले इसके लिए क्विक एक्सेस टूलबार (सबसे ऊपर टूलबार, अन्य चीजों के साथ, ऑटोसेव विकल्प) में एक बटन जोड़ना होगा। इस मेनू में किसी भी बटन पर राइट क्लिक करें और फिर क्लिक करें त्वरित पहुँच टूलबार को अनुकूलित करें. डिफ़ॉल्ट रूप से आप नीचे देखते हैं असाइनमेंट चुनें, विकल्प लोकप्रिय असाइनमेंट चुने गए हैं। इस ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और फिर सभी असाइनमेंट. अब स्क्रॉल करें जब तक आपको विकल्प दिखाई न दे प्रपत्र देखें और फिर क्लिक करें जोड़ें और अंत में ठीक है. क्विक एक्सेस टूलबार में अब एक बटन जोड़ा गया है, जिसके साथ आप एक फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं।

युक्ति 03: तालिका व्यवस्थित करें

आप अपने एक्सेल दस्तावेज़ में आसानी से डेटा दर्ज करने के लिए फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन निश्चित रूप से एक्सेल आपके दिमाग को नहीं पढ़ सकता है और वास्तव में यह नहीं पता है कि वास्तव में फॉर्म में क्या होना चाहिए। सौभाग्य से, आपको इसे महसूस करने के लिए प्रोग्राम करने में सक्षम होने की आवश्यकता नहीं है; आपको केवल यह बताना है कि आपकी तालिका/दस्तावेज़ में कौन-सी जानकारी शामिल होगी। मान लीजिए कि हम एक एसोसिएशन के प्रमुख हैं (फुटबॉल, थिएटर, डांस, आप इसे नाम दें) और हमारे पास अभी एक सफल ओपन डे है जहां 200 से अधिक लोगों ने पंजीकरण फॉर्म भरा है। हम इन रूपों को यथासंभव कुशलता से दर्ज करना चाहते हैं। यही हम एक्सेल में (डिजिटल) फॉर्म के साथ करने जा रहे हैं। इसके लिए हमें पहले प्रत्येक तत्व से यह संकेत देना होगा कि इस तालिका में डेटा शामिल होगा। हमारे मामले में यह है: पहला नाम, अंतिम नाम, जन्म तिथि, टेलीफोन नंबर, ई-मेल पता और वांछित प्रारंभ तिथि। बेशक, ये सुर्खियाँ कुछ भी हो सकती हैं, जिनके बारे में आप सोच सकते हैं, यह सिर्फ हमारे उदाहरण के लिए है।

टिप 04: सेल गुण

एक महत्वपूर्ण अगला कदम सेल गुणों को परिभाषित करना है। आप उस फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं जिसे हम परिभाषित किए बिना बनाने वाले हैं, लेकिन यदि आप चाहते हैं कि आपके द्वारा दर्ज किया गया डेटा सही ढंग से प्रदर्शित हो, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप एक्सेल को बताएं कि आप किस प्रकार का डेटा दर्ज कर रहे हैं। हमारे मामले में, हम कॉलम का चयन करते हैं पहला नाम तथा उपनाम और राइट क्लिक करें सेल गुण. फिर हम चुनते हैं मूलपाठक्योंकि यह सिर्फ सादा पाठ है। फिर हम कॉलम के लिए भी ऐसा ही करते हैं जन्म की तारीख लेकिन वहां हम संपत्ति चुनते हैं दिनांक. इस तरह हम एक्सेल को यह बताते हैं कि किस कॉलम में किस तरह की सामग्री होगी। वैसे, इस लेख में जिसे हम कॉलम कहते हैं, वह भी आसानी से एक पंक्ति हो सकता है, आखिरकार, आप पहली पंक्ति के बजाय पहले कॉलम में हेडर भी लगा सकते हैं, यह सिर्फ आपकी पसंद पर निर्भर करता है।

अंत में, हम तालिका को एक आधिकारिक तालिका प्रारूप देते हैं, जिसे हम कॉलम (या पंक्तियों) का चयन करके और फिर . पर क्लिक करके करते हैं शुरू और फिर तालिका के रूप में प्रारूपित करें शीर्षक के अंतर्गत शैलियों. बेशक आप अपने लिए तय कर सकते हैं कि आप कौन सा प्रारूप चुनते हैं।

टिप 05: एक फॉर्म बनाएं

एक्सेल अब ठीक-ठीक जानता है कि हमारी तालिका में कौन से तत्व हैं और उसे उस सामग्री को कैसे आकार देना चाहिए। इससे अब हमारा फॉर्म बनाना शुरू करना बहुत आसान हो जाता है। कम से कम तो कर लो, बटन दबाने की बात है। आपके द्वारा अभी बनाए गए सभी शीर्षकों का चयन करें और फिर बटन पर क्लिक करें प्रपत्र जिसे आपने स्वयं टूलबार में जोड़ा है त्वरित ऐक्सेस. यदि आपने टिप 4 में फ़ॉर्मेटिंग चरण को छोड़ दिया है (आखिरकार, हमने कहा कि सिद्धांत रूप में यह संभव है और अनुमति है) तो कुछ ऐसा दिखाई देता है जो एक त्रुटि संदेश जैसा दिखता है, लेकिन वास्तव में कार्यक्रम आपको केवल कुछ सुझाव और विकल्प प्रदान करता है। पर क्लिक करें ठीक है. यदि आपने कक्षों में तालिका स्वरूप जोड़ा है, तो Excel ठीक-ठीक जानता है कि आप उससे क्या अपेक्षा करते हैं और यह संदेश प्रकट नहीं होता है। अब एक छोटा मेनू दिखाई देगा और आप देखेंगे कि उस मेनू के इनपुट फ़ील्ड आपके द्वारा अपनी तालिका के लिए बनाए गए शीर्षकों के अनुरूप हैं। यदि आपने हेडर में कोई टाइपो बना दिया है तो चिंता न करें: आप इसे आसानी से समायोजित कर सकते हैं, जिसके बाद आपका परिवर्तन तुरंत आपके फॉर्म में लागू हो जाएगा।

टिप 06: फॉर्म भरें

अब आप कुछ ही सेकंड में देखेंगे कि किसी प्रपत्र का उपयोग करके Excel दस्तावेज़ को भरना इतना अधिक सुविधाजनक क्यों है। आपके द्वारा दर्ज किए गए हेडर के आगे, आपको विंडो में एक इनपुट फ़ील्ड दिखाई देगी। आप वहां वास्तविक डेटा दर्ज कर सकते हैं। जब आप किसी फ़ील्ड में हों और वांछित मान टाइप कर चुके हों, तो अगले फ़ील्ड में तेज़ी से जाने के लिए Tab कुंजी दबाएं। जब आप एंटर कुंजी दबाते हैं, तो सामग्री वास्तव में फॉर्म में जुड़ जाती है। इस तरह आप गलती से गलत सेल को ओवरराइट करने की चिंता किए बिना अपना डेटा वास्तव में तेजी से दर्ज कर सकते हैं। यदि आप फ़ील्ड के बीच और भी तेज़ी से नेविगेट करना चाहते हैं (उदाहरण के लिए यदि आप आवश्यक रूप से सभी फ़ील्ड भरना नहीं चाहते हैं), तो आप Alt कुंजी का उपयोग करके भी कूद सकते हैं। अपने हेडर के नीचे आप विशिष्ट अक्षरों के नीचे डैश देखेंगे: जब आप उस अक्षर को Alt कुंजी के संयोजन में दबाते हैं, तो आपका कर्सर सीधे संबंधित फ़ील्ड पर कूद जाता है।

टिप 07: डेटा खोजें

हर बार जब आप एंटर दबाते हैं, तो आपके द्वारा फ़ील्ड में दर्ज किया गया डेटा आपकी एक्सेल शीट में जुड़ जाएगा। हालांकि, फॉर्म विंडो न केवल डेटा दर्ज करने के लिए उपयोगी है, आप इसके साथ आसानी से अपना डेटा भी खोज सकते हैं। जब आप फॉर्म विंडो में क्लिक करते हैं पिछला खोजें या अगला तलाशें, तो आप आसानी से अपने एक्सेल दस्तावेज़ के मूल्यों के माध्यम से स्क्रॉल कर सकते हैं। हालाँकि, यदि आप विशिष्ट मानों के समूह की तलाश में हैं, तो बटन पर क्लिक करें मानदंड और बस वह मापदंड दर्ज करें जिसे आप खोजना चाहते हैं (उदाहरण के लिए, जन्म की विशिष्ट तिथि वाली सभी पंक्तियाँ)। जब आप अभी चालू हों पिछला खोजें या अगला तलाशें क्लिक करें, केवल वे मान प्रदर्शित होंगे जो आपके द्वारा दर्ज किए गए मानदंड से मेल खाते हैं। आपको इस बात की जानकारी होनी चाहिए कि आप जो डेटा देखते हैं, उसे बहुत आसानी से बदला जा सकता है। मान लीजिए आपको एक प्रविष्टि मिल गई है, और आप उसके ऊपर कुछ और टाइप करते हैं, जैसे ही आप एंटर दबाते हैं, यह टेक्स्ट आपकी एक्सेल शीट में बदल दिया जाएगा। इसलिए थोड़ा सावधान रहें। आप केवल क्लिक करके भी डेटा हटा सकते हैं हटाना जब आपको कोई विशेष प्रविष्टि मिल जाए तो क्लिक करना।

टिप 08: सीमा तिथि

मान लें कि आप उन 200 फॉर्मों को भर रहे हैं, और आपको पता चलता है कि एक निश्चित तिथि सीमा है जहां कक्षाएं/गतिविधियां शुरू नहीं हो सकती हैं। अब यदि आप सोचते हैं: मुझे वह याद रहेगा, मैं यह सुनिश्चित करूंगा कि प्रारंभ तिथि उस सीमा के भीतर न हो, तो आप अक्सर निराश होंगे: अधिकांश लोग अपनी स्मृति और ध्यान को कम करके आंकने वाले सितारे हैं। एक्सेल को यह इंगित करने देना अधिक सुविधाजनक है कि एक निश्चित तिथि सीमा की अनुमति नहीं है! आप डेटा सत्यापन का उपयोग करके ऐसा करते हैं। कृपया फॉर्म को बंद करें और पूरे कॉलम का चयन करें यात्रा प्रारंभ दिनांक. अब मान लीजिए कि 1 मार्च 2019 से 16 मार्च 2019 के बीच शुरू करना संभव नहीं है। अब रिबन में क्लिक करें तथ्यों कप में डेटा उपकरण पर डेटा मान्य. पॉप-अप विंडो में, नीचे दिए गए ड्रॉप-डाउन मेनू में क्लिक करें अनुमति देने के लिए पर दिनांक. के तहत चुनें दिया गया इसके सामने बीच में नहीं और फिर 1-3-2019 को . पर भरें शुरू करने की तिथि - शुरू होने की तिथि - रवाना होने की तिथि और 16-3-2019 पर अंतिम तिथि. फिर टैब पर (अभी भी पॉप-अप में) क्लिक करें त्रुटि संदेश और नीचे भरें त्रुटि संदेश जिस कारण से इस तिथि की अनुमति नहीं है, उदाहरण के लिए: "तिथि की अनुमति नहीं है, प्रशिक्षक छुट्टी पर है"। जब आप अब 'निषिद्ध' श्रेणी में कोई तिथि दर्ज करने का प्रयास करते हैं, तो आपको दर्ज किया गया त्रुटि संदेश प्राप्त होगा।

टिप 09: प्रीफिल

हमने यहां जिस उदाहरण का उल्लेख किया है, उसमें सभी फ़ील्ड फॉर्म का उपयोग करके भरे गए हैं। लेकिन यह भी संभव है कि आप किसी निश्चित कॉलम के लिए डिफ़ॉल्ट मान दर्ज करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए: वांछित प्रारंभ तिथि हमेशा 1 मई 2019 होनी चाहिए। आइए मान लें कि एक खाली एक्सेल शीट है जिसमें केवल तालिका के हेडर भरे हुए हैं। सेल F2 में (हमारे मामले में) (यानी नीचे .) यात्रा प्रारंभ दिनांक) हम सूत्र पट्टी में निम्नलिखित सूत्र दर्ज करते हैं: =IF(A2"";"5/1/2019";""). वास्तव में, यह यहाँ कहता है: जैसे ही सेल A2 में कुछ दर्ज किया जाता है, इस सूत्र (F2) वाले सेल में मान 1-5-2019 रखें। अब सेल पर क्लिक करें, और छोटे हरे वर्ग को नीचे दाईं ओर थोड़ा नीचे (उसी कॉलम के भीतर) खींचें, ताकि इस कॉलम के बाकी सेल पर भी फॉर्मूला लागू हो सके। जब आप अपने फॉर्म में डेटा दर्ज करते हैं, तो आप देखेंगे कि फ़ील्ड यात्रा प्रारंभ दिनांक अब नहीं भरा जा सकता। तो डिफ़ॉल्ट 1-5-2019 है।

टिप 10: सशर्त डेटा

टिप 9 में हमने जो ट्रिक खींची उसके बारे में दिलचस्प यह है कि आप इसका उपयोग सशर्त डेटा का उपयोग करने के लिए भी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, मान लें कि 1995 से पहले पैदा हुए नए सदस्य एक विशिष्ट समूह में शामिल होते हैं, जिसकी शुरुआत की तारीख 1 मई है, लेकिन 1995 में या उसके बाद पैदा हुए सदस्य एक ऐसे समूह में शामिल होते हैं, जिसकी शुरुआत की तारीख 1 जून है। हमारे लिए चीजों को आसान बनाने के लिए, हम जन्म की तारीख को जन्म के वर्ष में बदल देंगे (इसे पूरी तारीख से भी निकाला जा सकता है, लेकिन यह बहुत अधिक जटिल है)। इस कॉलम के सेल गुणों को समायोजित करें और चुनें संख्या तिथि के बजाय।

सेल F2 (वांछित प्रारंभ तिथि) में अब हम निम्नलिखित सूत्र दर्ज करते हैं: =IF(C2>1994;"6/1/2019";"5/1/2019"). फिर से संक्षेप में: यहाँ यह कहता है कि यदि C2 (जन्म का वर्ष) में एक वर्ष है जो 1994 (इसलिए 1995 और उच्चतर) से अधिक है, तो 1 जून की तारीख को F2 में दिखाया जाना चाहिए, और अन्य सभी मामलों में 1 जून को दिखाया जाना चाहिए। .. इस तरह आप वास्तव में अपने आप को बहुत सारे काम बचा सकते हैं।